نموذج طلب المشاركة في معرض: ماذا تسأل الشركة التي تطلب جناحًا، خانة بخانة

نموذج طلب المشاركة في معرض، أو استمارة التسجيل التي تملؤها الشركة لتحجز جناحًا، له ثلاث وظائف لا غير: أن تعرف من يطلب الجناح، وأن تقترح عليه المكان المناسب، وأن تتمكّن من فوترته. وكل ما لا يخدم أحد هذه القرارات الثلاثة يمكنه الانتظار. فالشعار، وقائمة الفريق، واسم اللافتة، وطلبات الأثاث، كلها تُملأ لاحقًا في فضاء العارض، بعد تخصيص الجناح. إليك الخانات التي ينبغي أن يتضمّنها النموذج، مجموعةً بمجموعة، وما الأفضل تأجيله، وكيف تتابع كل طلب حتى يُوقَّع الجناح.

نموذج طلب المشاركة في معرض: ما هو، وما ليس هو

ثلاث وثائق تختلط كثيرًا على موقع المعرض:

• نموذج طلب المشاركة: أول خطوة تقوم بها الشركة، تطلب فيها جناحًا؛
• ملف العارض والعقد: عرضك وأسعارك وشروطك، تُرسل ردًّا على الطلب (انظر كيف تستقطب العارضين: ملف العارض والعقد والمتابعة)؛
• دليل العارض: قواعد التركيب والتسليم والسلامة، بعد بيع الجناح (انظر دليل العارض في المعرض، فصلًا بفصل).

أما استمارة الزوار فشيء آخر: هي لتسجيل الأشخاص وطباعة شاراتهم، لا لبيع الأمتار المربعة، ولها دليلها الخاص: نموذج تسجيل بيانات الزوار في المعرض.

خانات طلب المشاركة، مجموعةً بمجموعة

مثال تكيّفه مع معرضك. الخانات المكتوبة بالخط العريض هي التي لا يمكن معالجة الطلب من دونها، والباقي يمكن أن يبقى اختياريًا.

المجموعة	الخانة	لماذا تطلبها
الشركة	الاسم القانوني، البلد، المدينة	التعرّف على الشركة واكتشاف الطلبات المكرّرة
	الاسم التجاري	الاسم الذي يعرفه الزوار، وكثيرًا ما يختلف عن الاسم القانوني
	الموقع الإلكتروني	التحقق من النشاط في ثوانٍ
	القطاع وفئات المنتجات	وضع الجناح في القاعة المناسبة، بجوار الجيران المناسبين
جهة الاتصال	الاسم والوظيفة والبريد الإلكتروني والهاتف	معرفة من تجيب
	جهة الفوترة إن كانت مختلفة	حتى لا يصل عرض السعر إلى الشخص الخطأ
الجناح	نوع الجناح (مساحة عارية أو جناح مجهّز)	اقتراح السعر الصحيح
	المساحة المطلوبة	معرفة الأماكن التي يمكن اقتراحها
	المكان المفضّل (القاعة، الزاوية، الجزيرة)	إشارة، لا وعد
	العارضون المشاركون في الجناح إن وُجدوا	توقّع العلامات التي تتقاسم الجناح
الفوترة	المعرّفات الجبائية التي تطلبها مصلحة المحاسبة	في الجزائر عادةً السجل التجاري ورقم التعريف الجبائي ورقم التعريف الإحصائي
العارضون الأجانب	الحاجة إلى رسالة دعوة للتأشيرة	بدء الإجراءات في وقت كافٍ
الموافقة	قبول النظام العام للمعرض، والموافقة على معالجة البيانات	وضع الإطار قبل عرض السعر

ثلاثة عشر سطرًا تكفي. وكل خانة زائدة تكلّفك طلبات: الشركة التي ما زالت مترددة تتوقف في منتصف النموذج.

ما الأفضل طلبه لاحقًا

بعد تخصيص الجناح، يجد العارض كل الأسباب لإكمال ملفه. وقبل ذلك لا يجد أيّ سبب. لذلك أجّل إلى فضاء العارض:

• الشعار والتعريف بالشركة اللذين سيظهران في الدليل وعلى موقع المعرض؛
• اسم اللافتة، يُكتب مرة واحدة وتصادق عليه قبل الطباعة؛
• قائمة الفريق الذي سيتسلّم الشارات؛
• طلبات الأثاث والكهرباء والخدمات؛
• مركّب الجناح وتأميناته ومواعيد التركيب.

وهذا بالضبط موضوع إدارة العارضين من ملف التسجيل إلى الجناح الجاهز: ملف واحد لكل عارض، يظهر فيه ما ينقصه.

وتستحق خانة التأشيرة استثناءً: إذا أُشير إليها منذ الطلب، منحتك الوقت الذي تحتاجه الإجراءات. والخطوات مفصّلة في رسالة الدعوة للتأشيرة في المعارض.

استمارة على الإنترنت بدل ملف PDF يُوقَّع

ما زالت استمارة PDF شائعة: تُطبع وتُملأ باليد وتُوقَّع وتُمسح ضوئيًا ثم تُعاد بالبريد الإلكتروني. وكلفتها عالية على الطرفين: الشركة تتخلّى في منتصف الطريق، وفريقك يعيد كتابة كل استمارة، أحيانًا بخط لا يُقرأ، في ملفه الخاص.

الاستمارة على الإنترنت تزيل معظم هذه الخسائر، بأربعة شروط:

• تاريخ فتح وتاريخ إغلاق ظاهران، حتى لا يطلب أحد جناحًا في معرض اكتمل؛
• إشعار بالاستلام فوري، يقول للشركة متى ستتلقى الرد؛
• أسئلة مشروطة: خانة التأشيرة لا تظهر إلا للشركات الأجنبية، وخانات المشاركين في الجناح لا تظهر إلا لمن لديه شركاء؛
• رابط ورمز QR تضعهما في رسائلك وعلى شبكاتك وعلى مطبوعات الدورة الجارية.

بعد الإرسال: من الطلب إلى الجناح الموقَّع

طلب المشاركة صفقة بدأت للتو، وتضيع إذا بقيت في بريد مشترك.

1. قائمة واحدة. تصل الطلبات من الموقع والبريد والهاتف والحملات إلى مكان واحد، وكل طلب يُسند إلى بائع.
2. مهلة للرد. الشركة التي تنتظر أسبوعًا كثيرًا ما تحجز في مكان آخر أو تغيّر رأيها. حدّد مهلة وقِسها.
3. الطلبات المكرّرة. كثيرًا ما يملأ شخصان من الشركة نفسها الاستمارة بفارق أيام: ادمجهما قبل أن تجيب مرتين.
4. حجز مؤقت مؤرَّخ على المخطط. يوضع الجناح المقترح في حالة «محجوز مؤقتًا» على مخطط المعرض، مع موعد للمتابعة، حتى لا يبيعه أحد غيرك. انظر كيف تبيع أجنحة المعرض من مخطط تفاعلي.
5. عرض السعر ثم العقد. يصبح الجناح مباعًا، ويُفتح فضاء العارض.

وهذه الطلبات هي أيضًا أول بند في إيرادات المعرض: تابعها في نموذج ميزانية تنظيم معرض، من المتوقع إلى المحصّل.

الأخطاء الأكثر شيوعًا

• كل الخانات إلزامية، حتى التي لن تحتاجها إلا قبل التركيب بشهر.
• استمارة واحدة للزوار والعارضين، لا تخدم أيًّا منهما جيدًا.
• استمارة تبقى مفتوحة بعد انتهاء بيع الأجنحة.
• لا رد آلي، فلا تعرف الشركة إن كان طلبها قد وصل.
• طلب لا يتولّاه أحد في فريق المبيعات.

نموذج طلب المشاركة في Moultaka

في Moultaka، طلب الجناح استمارة من استمارات موقع الفعالية: لا تُفتح إلا في تواريخها، ولها رابطها ورمز QR الخاص بها. تنشئها دون مطوّر، وتضيف إليها الشروط، وتتابع نسبة إكمالها والتخلّي عنها، ويمكن أيضًا إدماجها في موقعك الحالي. يصل كل طلب إلى قائمة فرز واحدة، مقيَّمًا ومُسندًا حسب قواعدك، مع دمج المكرّر، ويتحوّل إلى فرصة بنقرة واحدة. ثم يُتابَع الجناح على المخطط، شاغرًا أو محجوزًا مؤقتًا أو مباعًا، وفي ملف العارض الذي تُقاس نسبة اكتماله. اطّلع على بيع الأجنحة وإدارة العملاء والعارضون والعمليات وموقع الفعالية، ثم اطلب عرضًا توضيحيًا لتراه على معرضك.