نموذج تسجيل بيانات الزوار في المعرض: مثال على الأسئلة وترتيبها

نموذج تسجيل الزوار الجيد في معرض أو صالون مهني يكفيه نحو عشرة أسئلة موزعة على ثلاث خطوات قصيرة: من أنت، وشركتك، وزيارتك. يسأل أولًا عمّا تحتاجه الشارة (نوع التسجيل والاسم والبريد الإلكتروني والشركة)، ثم عمّا يفيد العارضين (الوظيفة والقطاع والمنتجات المطلوبة)، ولا شيء غير ذلك. إليك مثالًا على نموذج تسجيل بيانات الزوار سؤالًا بسؤال، ثم الأسئلة التي تتغير حسب فئة الزائر، والأسئلة التي يحسن تركها، وما يجعل الزائر يصل إلى آخر النموذج.

مثال على نموذج تسجيل الزوار: الأسئلة بالترتيب

الترتيب لا يقل أهمية عن الأسئلة نفسها. يبدأ الزائر بما يعرفه دون تفكير، ولا يصل إلى الأسئلة الأطول إلا بعد أن يكون قد بدأ فعلًا.

الخطوة	السؤال	إلزامي	فائدته
1. أنت	نوع التسجيل: زائر مهني، صحافة، ضيف مدعو…	نعم	الشارة والصلاحيات والأسئلة التي تليه
1. أنت	الاسم واللقب	نعم	الشارة، بخط كبير
1. أنت	البريد الإلكتروني	نعم	التأكيد، وإرسال الشارة قبل المعرض، وتسجيل واحد لكل شخص
1. أنت	الهاتف	لا	الاتصال بضيف أو وفد يوم المعرض
2. شركتك	الشركة	نعم	الشارة، وأول ما يبحث عنه العارض
2. شركتك	الوظيفة	نعم	معرفة هل يحضر أصحاب القرار
2. شركتك	قطاع النشاط، من قائمة	نعم	تقرير ما بعد المعرض، وحجة بيع الأجنحة في الدورة القادمة
2. شركتك	الولاية أو البلد	نعم	من أين يأتي الزوار، والوفود الأجنبية
3. زيارتك	المنتجات أو الخدمات المطلوبة، اختيار متعدد	لا	توجيه الزائر إلى العارضين المناسبين وإلى لقاءات الأعمال
3. زيارتك	كيف عرفت بالمعرض؟	لا	المقارنة بين قنوات الترويج
3. زيارتك	تلقي أخبار المعرض، خانة غير محددة مسبقًا	لا	قائمتك للدورة القادمة، بموافقة حقيقية

ثلاث قواعد عند إعداده:

• قوائم مغلقة كلما أمكن. خانة «قطاع النشاط» المفتوحة تعطيك أربعين طريقة لكتابة «الصناعات الغذائية»، ولا رقمًا واحدًا يصلح للتقرير.
• البريد الإلكتروني مرة واحدة، ومُتحقَّق منه. هو الذي يعرّف الشخص: إذا سُجّل العنوان نفسه مرتين في النوع نفسه وجب التعرف عليه، وإلا كانت عداداتك خاطئة.
• سؤال واحد لكل معلومة. «الشركة والوظيفة» في خانة واحدة تعني جوابين لا يمكن فرزهما.

أسئلة تتغير حسب فئة الزائر

نوع التسجيل المختار في السؤال الأول يحدد ما يليه. بدل نموذج لكل فئة، أضف أسئلة لا تظهر إلا لمن تعنيه.

• الصحافة: اسم الوسيلة الإعلامية ونوعها، وما تطلبه خلية الإعلام من إثبات. للصحفيين في الغالب مسار موافقة خاص: انظر اعتماد الصحافة في المعارض.
• الزوار القادمون من الخارج: الجنسية، وسؤال «هل تحتاج إلى رسالة دعوة للحصول على التأشيرة؟». أما الباقي فيُعالج على حدة، كما نشرح في رسالة الدعوة للتأشيرة.
• الضيوف المدعوون وكبار الشخصيات: لا ينبغي أن يكتبوا شيئًا تقريبًا. أرسل إليهم رابطًا شخصيًا فيه الاسم والشركة مسبقًا، فلا يبقى لهم إلا التأكيد.
• لقاءات الأعمال: إن كان معرضك ينظمها، فسؤال واحد، «هل تريد لقاء عارضين في مواعيد مبرمجة؟»، يفتح الأسئلة التي يحتاجها البرنامج لمن يجيب بنعم فقط. انظر تنظيم لقاءات الأعمال في المعارض.

أما العارضون فلا مكان لهم في هذا النموذج: فريقهم وشاراتهم وطلباتهم تمر عبر ملفهم الخاص. انظر إدارة العارضين في المعرض.

أسئلة يحسن تركها، أو تأجيلها

كل سؤال إضافي يُفقدك مسجلين. قبل أن تضيف سؤالًا، اسأل نفسك: من سيقرأ الجواب، وماذا سيفعل به؟

• ما لن تستعمله. تاريخ الميلاد والجنس والعنوان البريدي الكامل: لا تطلبها إلا إذا توقف عليها قرار، كتنظيم خاص بقطاعك.
• المعلومة نفسها مرتين. البلد في العنوان، ثم مرة أخرى في «من أين أنت؟».
• المرفقات عند التسجيل. بطاقة العمل أو وثيقة الإثبات توقف من يسجل من هاتفه. اطلبها لاحقًا، ممن يحتاج إليها فقط.
• الأسئلة المفتوحة الطويلة. «صف مشروعك» مكانها طلب موعد، لا تسجيل زائر.
• الخانات الإلزامية افتراضيًا. لا تجعل إلزاميًا إلا ما تحتاجه الشارة والتقرير.

كيف تجعل الزائر يكمل نموذج التسجيل

جزء كبير من التسجيلات يتم من الهاتف، وغالبًا من رابط في رسالة أو منشور. صمّم النموذج لتلك الشاشة.

1. على موقع المعرض نفسه. إذا أُرسل الزائر إلى عنوان آخر تحت شعار آخر، تردد بعضهم. يجب أن يُفتح النموذج على موقعك وبألوانك.
2. على خطوات، مع شريط تقدم. ثلاث شاشات قصيرة تكتمل أكثر من صفحة طويلة. يعرف الزائر أين وصل وكم بقي.
3. يُستأنف من حيث توقف. من قوطع يجب أن يجد أجوبته حين يعود.
4. تذكير لمن لم يكمل. رسالة في اليوم التالي لمن بدأ ولم يُنهِ تستعيد جزءًا من التسجيلات الضائعة. حضّرها مع نموذج الدعوة لحضور المعرض.
5. تأكيد فوري، والشارة في الرسالة: انظر تصميم شارات المعرض ومقاساتها، ولماذا تساعد الشارة المستلمة مسبقًا على الحضور في نسبة الغياب في المعارض.

ثم تابع رقمين لكل نموذج: كم شخصًا يكمله، وعند أي سؤال يتوقف الآخرون. كثيرًا ما يكون سؤال واحد هو ما يُنفّر الزوار.

البيانات الشخصية للزوار

نموذج التسجيل يجمع بيانات شخصية، والقانون الذي ينطبق يتوقف على مكان المعرض والزوار. في الجزائر، هو القانون رقم 18-07 المؤرخ في 10 يونيو 2018 المتعلق بحماية الأشخاص الطبيعيين في مجال معالجة المعطيات ذات الطابع الشخصي، المعدّل والمتمم سنة 2025، تحت رقابة السلطة الوطنية لحماية المعطيات ذات الطابع الشخصي. وهو يشترط خصوصًا موافقة الشخص عن علم. وفي السعودية نظام حماية البيانات الشخصية، وفي الاتحاد الأوروبي اللائحة العامة لحماية البيانات.

عمليًا، على النموذج نفسه:

• قل في جملة واحدة من يتلقى البيانات ولأي غرض، مع رابط إلى سياسة الخصوصية؛
• افصل بين الموافقات: تلقي أخبار المعرض ومشاركة البيانات مع العارضين أمران مختلفان؛
• اترك هذه الخانات غير محددة.

أما الإجراءات لدى السلطة الوطنية، فاستشر مستشارك القانوني: هذا المقال ليس رأيًا قانونيًا.

قبل فتح التسجيل: قائمة التحقق

• النموذج في ثلاث خطوات، وعشرة أسئلة على الأكثر.
• الإلزامي فقط: النوع والاسم والبريد والشركة وما يحتاجه التقرير.
• القطاع والبلد والمنتجات المطلوبة قوائم مغلقة.
• أسئلة الصحافة والزوار الأجانب ولقاءات الأعمال لا تظهر إلا لمن تعنيهم.
• ملأته بنفسك من هاتف في أقل من خمس دقائق.
• البريد نفسه المسجل مرتين يُتعرّف عليه.
• رسالة التأكيد تحمل الشارة.
• رسالة تذكير جاهزة لمن لم يكمل.

هذه النقاط من بين ما يجب التحقق منه عند اختيار نظام تسجيل الزوار للمعارض.

كيف يتعامل Moultaka مع نموذج التسجيل

في Moultaka تنشئ أي نموذج دون مطوّر، سواء تسجيل الزوار أو اعتماد الصحافة أو ترشح المتحدثين، وتضيف الشروط وتتابع الإكمال والانقطاع. النماذج متعددة الخطوات بشريط تقدم، وأسئلتها لا تظهر إلا عند الحاجة، ومسوداتها محفوظة لوقت لاحق. يفتح المدعوون رابطًا شخصيًا مملوءًا مسبقًا، ويتلقى الزوار المؤكَّدون شاراتهم عبر البريد. بريد واحد، تسجيل واحد: يُتعرّف على التسجيل الثاني للنوع نفسه. وتعيد التسلسلات التذكير بالنماذج المتروكة، ومقتطف واحد تنسخه يضع النموذج على موقعك بألوانك.

اطّلع على وحدة التسجيل والزوار وموقع فعاليتك، أو اطلب عرضًا توضيحيًا: نريك نموذج تسجيل مباشرة.