كيفية إدارة جلسة حوارية في معرض أو صالون مهني: الوقت وأسئلة الجمهور والتصويت المباشر

إدارة جلسة حوارية تعني الإمساك بثلاثة أمور في وقت واحد: الوقت، والكلمة، وخيط الموضوع. مدير الجلسة الناجح يحضّر المتحدثين قبل الصعود إلى المنصة، ويُشرك القاعة منذ الدقيقة الأولى، ويختار أسئلة الجمهور بدل أن يأخذها بترتيب الأيدي المرفوعة، ويُنهي الجلسة في موعدها. وفي صالون مهني، حيث تبدأ الندوة غالبًا بعد افتتاح رسمي طال أكثر من المتوقع، وحيث يدخل الزوار ويخرجون، يحدّد هذا العمل ما سيبقى في ذاكرة الحضور من برنامج المعرض. إليك الطريقة، من التحضير إلى آخر سؤال.

قبل الجلسة: نصف ساعة مع المتحدثين

الجلسة الحوارية الفاشلة تنكشف من الجواب الأول: ثلاثة متحدثين يقولون الشيء نفسه، أو متحدث واحد يحتفظ بالميكروفون عشر دقائق. وعلاج ذلك يكون قبل الصعود إلى المنصة، لا فوقها.

• ترتيب المداخلات ووقت كل متحدث. أرسله مكتوبًا. خمس دقائق تقديمية لكل واحد تعني عشرين دقيقة من جلسة مدتها خمس وأربعون.
• سؤال الافتتاح. وجّهه إلى متحدث بعينه واجعله دقيقًا. السؤال العام الموجّه إلى الجميع يفتح باب الخطب لا باب الحوار.
• زاوية لكل متحدث. إذا جاء متحدثان من القطاع نفسه، فأعطِ كلًا منهما جانبًا مختلفًا من الموضوع، حتى يرد أحدهما على الآخر بدل أن يكرره.
• اللغة. في الصالونات الجزائرية ينتقل الجمهور كثيرًا بين العربية والفرنسية في الجلسة نفسها. أخبر المتحدثين أن بإمكانهم الإجابة بلغة السؤال.

ويصعد مدير الجلسة ومعه بطاقة: الأسماء والصفات الدقيقة، وتعليمات الجلسة، وسؤالان أو ثلاثة احتياطًا إن بقيت القاعة صامتة.

مدير الجلسة الحوارية وضبط الوقت

عدو مدير الجلسة الأول هو الساعة. ففي المعرض، الجلسة التي تتجاوز وقتها تؤخر التي بعدها، وتُفرغ القاعة، وتُحرج المتحدث التالي.

• ابدأ في الموعد ولو كانت القاعة نصف ممتلئة. يصل الحضور خلال الدقائق الخمس الأولى، وهي الوقت المناسب لتقديم الموضوع، لا لقراءة السير الذاتية؛ فهذه موجودة في البرنامج.
• قدّم كل متحدث في جملة واحدة: اسمه وصفته وسبب وجوده في هذه الجلسة.
• استزِد في المضمون واختصر في الطول. « هل من مثال؟ » يدفع الحوار إلى الأمام، و« بقيت لنا خمس دقائق » يعيد الجواب الطويل إلى جوهره دون إحراج.
• احفظ الدقائق العشر الأخيرة للقاعة. فإن ابتلعها الحوار بين المتحدثين، شعر الجمهور أنه شاهد برنامجًا تلفزيونيًا ولم يشارك في ندوة.

أسئلة الجمهور: من الميكروفون المتنقل إلى الهاتف

للميكروفون الذي يتنقل بين الصفوف عيبان معروفان: يمنح الكلمة لأول من يرفع يده، ويفتح الباب للسؤال الذي هو في الحقيقة مداخلة طويلة. فيقضي مدير الجلسة آخر الوقت في استرجاع الميكروفون بلباقة.

حين تصل الأسئلة مكتوبة، يتغير دور مدير الجلسة: لم يعد يوزّع الكلمة، بل يختار. في Moultaka يطرح الجمهور أسئلته من هاتفه، دون ذكر اسمه إن شاء، ويصوّت على أسئلة غيره. ويوافق المشرفون على الأسئلة، ويثبّتون ما سيُطرح بعدها، ويعلّمون ما أُجيب عنه، ويقرأ المتحدث الأسئلة على الشاشة. والأسئلة الأكثر تصويتًا تصعد وحدها، وهي غالبًا ما أراد نصف القاعة أن يسأله.

قواعد للفرز يمكن إعلانها في بداية الجلسة:

• جمع الأسئلة المتشابهة وطرحها سؤالًا واحدًا؛
• استبعاد الأسئلة الموجّهة ضد شركة أو شخص حاضر؛
• تفضيل سؤال صعب دون اسم على ثلاثة أسئلة سهلة، فالقاعة تلاحظ ذلك.

التصويت المباشر: إشراك القاعة من الدقيقة الأولى

استطلاع في بداية الجلسة يؤدي وظيفتين: يوقظ القاعة، ويخبر مدير الجلسة بمن يخاطب. سؤال مثل « من منكم ينظم صالونًا كل سنة؟ » يوجّه الحوار أفضل من أي تخمين.

تُحضَّر الاستطلاعات مع سؤال الافتتاح، وتُجدول في Moultaka لكل جلسة: اختيار واحد أو متعدد، أو ترتيب، أو تقييم، أو سحابة كلمات، أو مؤشر NPS. وفي أثناء الجلسة يطلقها مدير الجلسة أو غرفة التحكم ويوقفها ويغلقها من وحدة تحكم واحدة، وتظهر النتائج على شاشة القاعة مع توالي الأصوات. ونتيجة تفاجئ المتحدثين هي أفضل سؤال متابعة يمكن أن تحصل عليه.

وحين يدير راعٍ أو عارض جلسته الخاصة، يمكنك أن تأذن له بإطلاق استطلاعات لجمهوره.

اختتام الجلسة، ثم قياس ما قدمته

الاختتام الجيد لا يتجاوز دقيقة: جملة من كل متحدث، وما قالته القاعة في الاستطلاع، ومكان الجلسة التالية وموعدها. فالشكر ليس خلاصة.

ثم تأتي الأرقام. تحصل كل جلسة على تقييمات جمهورها ونسبة رضاه وتعليقاته، ويُحتسب الحضور في كل جلسة. وتدخل هذه الأرقام في تقرير ما بعد المعرض، ثم، دورةً بعد دورة، في لوحة مؤشرات المعرض: فهي تكشف أي المواضيع تملأ القاعة وأي الصيغ تُفرغها.

وإن كان حدثك ملتقى علميًا أو جامعيًا، بلجنة علمية ودعوة للمشاركة، فاقرأ دليلنا عن كيفية تنظيم ملتقى وطني أو دولي، ولموقع الندوات في التحضير للمعرض، التخطيط العكسي لتنظيم معرض مهني.

إدارة الجلسات مع Moultaka

تجمع وحدة المؤتمرات والتفاعل البرنامج والمتحدثين والمشرفين، وأسئلة الجمهور، والاستطلاعات المباشرة، وتقييمات كل جلسة؛ ويرى رؤساء الجلسات فيها جلساتهم وتعليماتهم والأسئلة التي تنتظرهم. ولرؤية إحدى جلساتك محضّرة بهذه الطريقة، اطلب عرضًا توضيحيًا.