كيفية تنظيم ملتقى وطني أو دولي: الخطوات من اللجنة العلمية إلى شهادات الحضور

كيفية تنظيم ملتقى، وطنيًا كان أو دوليًا، علميًا أو مهنيًا؟ يمر العمل بسبع خطوات: تحديد الموضوع وتشكيل اللجنتين، ثم دعوة المشاركة واستقبال المداخلات، ثم الانتقاء وبناء البرنامج، ثم تسجيل المشاركين، ثم الاستقبال يوم الافتتاح، ثم إدارة الجلسات داخل القاعة، وأخيرًا شهادات الحضور والتقييم. في الجزائر نسمّي «ملتقى» لقاءات الجامعات ومراكز البحث والجمعيات المهنية، وكثير منها يُعقد اليوم إلى جانب صالون مهني. ومن هذه الكلمة أخذ Moultaka اسمه. إليك كل خطوة، وما يضيع عادة بين خطوة وأخرى.

خطوات تنظيم ملتقى، من الفكرة إلى الشهادات

قبل التفاصيل، هذا هو الترتيب الذي نراه ينجح، مع المهلة التقريبية قبل الافتتاح:

• من 9 إلى 12 شهرًا لملتقى دولي، ومن 4 إلى 6 أشهر لملتقى وطني: الموضوع والمحاور، واللجنتان، والتاريخ والقاعة؛
• بعد ذلك مباشرة: نشر دعوة المشاركة بآجال واضحة؛
• بعد غلق الدعوة: تحكيم المداخلات وإعلام أصحابها، ثم بناء البرنامج؛
• قبل شهرين على الأقل: فتح تسجيل المشاركين، وطلبات التأشيرة لمن يأتي من الخارج؛
• أسبوع الملتقى: الشارات، والقاعات، ورؤساء الجلسات؛
• بعد الاختتام: شهادات الحضور، وتقييم الجلسات، وأعمال الملتقى.

الموضوع واللجنتان: من يقرر ماذا

يبدأ كل ملتقى بسؤال بسيط: لمن نوجّهه، وماذا سيأخذ الحاضر معه عند عودته؟ من الجواب تخرج المحاور، ثم اللجنتان:

• اللجنة العلمية تحدد المحاور، وتحكّم المداخلات، وتقترح البرنامج؛
• اللجنة التنظيمية تتكفل بالقاعة والميزانية والتسجيل والاستقبال والطباعة.

أكثر ما يتعب الفرق أن تعمل اللجنتان على ملفات منفصلة: قائمة المتحدثين عند الأولى، وقائمة المسجلين عند الثانية، وجدول البرنامج في ملف ثالث يتنقل بالبريد. قرّروا من البداية أين تعيش المعلومة، وأن يعمل الجميع على المصدر نفسه.

دعوة المشاركة: استمارة مفتوحة في آجالها

دعوة المشاركة هي أول ما يراه المتدخلون من ملتقاكم. اجعلوها صفحة واضحة على موقع الفعالية، فيها المحاور والآجال وشروط الملخص، واستمارة تقديم واحدة بدل عناوين بريد متعددة.

في Moultaka، استمارة تقديم المداخلات لا تقبل الطلبات إلا في التواريخ التي تحددونها، فلا تصل مداخلة بعد غلق الآجال. تبنون الاستمارة وتضيفون إليها الشروط، وتتابعون نسبة من أكملها ومن توقف في منتصفها. ولكل متحدث بطاقة تحفظ ترشحه وملفه وجلساته وتقييماته، وتبقى معكم إلى الدورة التالية.

انتقاء المداخلات وبناء البرنامج

بعد التحكيم، يتحول ما قبلته اللجنة العلمية إلى برنامج: جلسات وقاعات ومتحدثون وصيغ (محاضرة افتتاحية، جلسة علمية، مائدة مستديرة، ورشة) في جدول واحد. حين تعملون في Moultaka، يُنشر هذا الجدول على موقع الفعالية وفي التطبيق فور الحفظ: إن انتقلت جلسة إلى قاعة أخرى صباح الملتقى، يراها المشاركون في حينها، لا بعد طباعة جديدة.

ويتصفح الزائر البرنامج يومًا بيوم، ويصفّيه حسب المسار والقاعة والمستوى والمتحدث، ويسجل في الجلسات التي تهمه. وحين تمتلئ قاعة، تأخذ قائمة الانتظار مكانها. أما رؤساء الجلسات، فيرى كل واحد منهم جلساته وتعليماته والأسئلة التي تنتظره.

تسجيل المشاركين، ومن يأتي من الخارج

ميّزوا بين من يتدخل ومن يحضر: لكل فئة استمارتها وشارتها. استمارة التسجيل تُفتح وتُغلق في آجالها كذلك، وكل مسجل يجد مكانه في القاعدة نفسها التي فيها المتحدثون والجلسات.

وفي الملتقى الدولي، ابدأوا مبكرًا مع المشاركين القادمين من الخارج: في Moultaka تُعالج طلبات التأشيرة خطوة بخطوة، وتصدر رسائل الدعوة، وتُراجَع تواريخ صلاحية جوازات السفر. رسالة دعوة تصل متأخرة تعني متدخلًا لا يحضر، وجلسة فارغة في البرنامج.

يوم الافتتاح: الاستقبال والشارات

صباح الافتتاح يحكم على الملتقى كله. طابور طويل أمام طاولة التسجيل، وقوائم مطبوعة يُبحث فيها عن الأسماء، يتركان أثرًا يصعب محوه. الأفضل أن يتلقى كل مشارك شارته بالبريد الإلكتروني منذ تسجيله، فتُطبع في عين المكان، وأن يُمسح رمز QR عند الدخول. ويُسجَّل الحضور في كل جلسة عبر الإنترنت أو في عين المكان، وهو ما ستحتاجونه بعد أيام لإصدار الشهادات.

لتفاصيل الاستقبال والدخول دون طوابير، اقرؤوا الشارات والدخول إلى المعارض.

داخل القاعة: الأسئلة والاستطلاعات ورئيس الجلسة

الميكروفون الذي يتنقل بين الصفوف يمنح الكلمة لأول من يرفع يده، لا لأفضل سؤال. في Moultaka يطرح الجمهور أسئلته من هاتفه، دون ذكر اسمه إن شاء، ويصوّت على أسئلة غيره. يوافق المشرفون على الأسئلة ويثبّتونها ويعلّمون ما أُجيب عنه، ويقرأ المتحدث الأسئلة على الشاشة.

والاستطلاعات تُعد مسبقًا وتُجدول لكل جلسة: اختيار واحد أو متعدد، أو ترتيب، أو تقييم، أو سحابة كلمات، أو مؤشر NPS. يطلقها المشرف ويوقفها ويغلقها من وحدة تحكم واحدة، وتُعرض النتائج على شاشة القاعة مع توالي الأصوات، ثم تُصدَّر. أما دور رئيس الجلسة، من تحضير المتحدثين إلى فرز الأسئلة، فمفصّل في كيفية إدارة جلسة حوارية.

بعد الملتقى: شهادات الحضور والتقييم

شهادة الحضور هي ما ينتظره أغلب المشاركين، خاصة في الملتقيات الجامعية. في Moultaka تُصدر شهادة لكل مشارك انطلاقًا من حضوره المسجل، بتوقيعكم، وتُرسل إليه برابط. يُضبط الموقِّع والتوقيع والتصميم مرة واحدة، وتتبعها كل الشهادات.

وتحصل كل جلسة على تقييماتها ونسبة الرضا والتعليقات، وتبرز الجلسات التي تحتاج انتباهكم. مع حضور كل جلسة، يصبح لديكم ما تبنون عليه الدورة القادمة: أي محور جذب القاعة، وأي متحدث تعيدون دعوته. ثم تأتي أعمال الملتقى، التي تجمع المداخلات المقدَّمة في وثيقة تبقى بعد انتهاء الحدث.

حين يرافق الملتقى صالونًا مهنيًا

كثير من الصالونات المهنية في الجزائر تضيف إلى أجنحتها ملتقى أو أيامًا علمية. هنا يظهر الفرق بين أداتين وأداة واحدة: شارة واحدة لكل شخص مهما كانت الصيغة، فالمسجل في الصالون يحمل الشارة نفسها إلى قاعة الملتقى، ويسجل في الجلسات من البرنامج نفسه. اقرؤوا منصة إدارة المعارض والمؤتمرات لما يجب أن تجمعه، وتخطيط معرض مهني للجدول الزمني من جهة المعرض.

ملتقاكم في Moultaka

البرنامج والمتحدثون والمشرفون والأسئلة والاستطلاعات وشهادات الحضور، في مساحة واحدة مع التسجيل والدخول. اكتشفوا صفحة إدارة المؤتمرات والتسجيل، وإن أردتم رؤية ملتقاكم القادم فيها، اطلبوا عرضًا تجريبيًا.