منصة إدارة المعارض والمؤتمرات: حين يعيش برنامج المؤتمرات مع المعرض

منصة إدارة المعارض والمؤتمرات هي مساحة عمل واحدة يدير فيها المنظم الجانبين معًا: المعرض بأجنحته وعارضيه وزواره، والمؤتمر ببرنامجه وجلساته ومتحدثيه وقاعاته. قاعدة بيانات واحدة، وموقع واحد للفعالية، وتطبيق واحد للمشاركين. ويظهر الفرق بوضوح في الصالونات المهنية، حيث يرافق المعرضَ في الغالب برنامجُ مؤتمرات وندوات وورشات. إليك ما يضيع حين يُدار الجانبان بأداتين، وما الذي يجب أن تجمعه المنصة، والأسئلة التي تطرحها قبل أن تختار.

معرض في أداة ومؤتمر في أخرى: أين تضيع المعلومة

تبيعك معظم برامج الفعاليات منتجًا للمعرض وآخر للمؤتمر وثالثًا للقاءات الأعمال. وفي الواقع، يعني ذلك غالبًا:

• قائمة المتحدثين في جدول يتبادله الفريق بالبريد؛
• البرنامج في ملف PDF يُطبع ثم يتغير صباح الافتتاح؛
• صفحة البرنامج على الموقع تنتظر من يحدّثها؛
• أسئلة الجمهور على أوراق صغيرة أو عبر ميكروفون يتنقل بين الصفوف؛
• استمارات التقييم التي لا يملؤها أحد بعد الجلسة.

ثم يسأل الراعي في نهاية المعرض: كم شخصًا حضر الجلسة التي رعيناها؟ فلا يجد الفريق جوابًا سريعًا، لأن الحضور مسجّل في مكان، والزوار في مكان آخر.

ما الذي تجمعه منصة إدارة المعارض والمؤتمرات

قبل أي عرض تجريبي، تأكد أن المنصة تغطي برنامج المؤتمرات كاملًا، لا صفحة جدول فقط:

• الجلسات: الجلسات والقاعات والمتحدثون والصيغ في جدول واحد، مع المسارات وحضور كل جلسة؛
• المتحدثون: من الترشح إلى المنصة؛
• المشرفون: رؤساء الجلسات مع جلساتهم وتعليماتهم والأسئلة التي تنتظرهم؛
• القاعة: أسئلة الجمهور واستطلاعات مباشرة؛
• التقييم: آراء الحضور في كل جلسة.

والأهم أن يعيش ذلك كله في المساحة نفسها التي تدير فيها العارضين والتسجيلات، فلا تنقل شيئًا يدويًا من أداة إلى أخرى.

المتحدثون: من الترشح إلى المنصة

يبدأ برنامج المؤتمرات قبل الافتتاح بأشهر، بدعوة إلى الترشح. افتح استمارة ترشح المتحدثين على موقع المعرض، فلا تُقبل الطلبات إلا في التواريخ التي تحددها. ثم اجمع لكل متحدث ومحاور ترشحه وملفه وجلساته وتقييماته في مكان واحد.

وحين يطلب صحفي معتمد مقابلة مع متحدث، يصل الطلب إلى الفريق نفسه فيؤكد الموعد، بدل أن يضيع بين بريد الصحافة وبريد البرنامج.

البرنامج: جدول واحد يُنشر فور الحفظ

الجدول الجيد هو الذي يعرفه الجميع في اللحظة نفسها. حين تنقل جلسة من قاعة إلى أخرى، يجب أن يظهر التغيير على موقع الفعالية وفي التطبيق فور الحفظ، لا بعد رسالة إلى الوكالة.

ومن جهة الزائر، يتصفح البرنامج حسب اليوم، ويصفّيه حسب المسار أو القاعة أو المستوى أو المتحدث، ويفتح كل جلسة ويشاركها ويسجل فيها. وحين تمتلئ قاعة، تتولى قائمة الانتظار الأمر، ويُسجَّل الحضور عن بعد أو في الموقع. هكذا تعرف أي الجلسات جذبت الجمهور، وأيها تحتاج إلى قاعة أكبر في الدورة القادمة.

القاعة: أسئلة واستطلاعات تحت الإشراف

في القاعة، يطرح الجمهور أسئلته من هاتفه، دون كشف هويته إن شاء، ويصوّت على أسئلة غيره. ويعتمد المشرفون الأسئلة ويثبتونها ويعلّمون ما أُجيب عنه، ويقرؤها المتحدث على الشاشة. لا ميكروفون يتنقل، ولا سؤال طويل يأخذ وقت الجميع.

أما الاستطلاعات فتُعد مسبقًا، من اختيار واحد أو متعدد إلى الترتيب والتقييم وسحابة الكلمات ومؤشر NPS، وتُجدول لكل جلسة. وخلال الجلسة، تبدأها وتوقفها وتغلقها من وحدة تحكم واحدة، وتعرض نتائجها على شاشة القاعة مع توالي الأصوات، ثم تصدّرها.

حين تقود القاعة إلى الأجنحة

هنا تظهر قيمة المنصة الواحدة. فحين يكون المؤتمر والمعرض في المكان نفسه، يمكن للوحة الصدارة أن تمنح النقاط لحضور الجلسات ولزيارة الأجنحة ولقاء العارضين، مع ترتيب مباشر. وتوجّه التحديات المحددة بوقت، مثل زيارة ستة أجنحة، المشاركين إلى حيث تريد: إلى القاعة الجانبية التي يشكو عارضوها من قلة الزوار مثلًا.

ويمكنك أن تسمح للعارضين أو الرعاة بإطلاق استطلاعات لجمهورهم، فيصبح البرنامج جزءًا مما تبيعه لهم. وإن كان معرضك ينظم أيضًا لقاءات أعمال، فاقرأ كيف تنظم لقاءات الأعمال B2B في المعارض.

بعد الجلسة: كل جلسة مقيّمة

لا ينتظر التقييم استمارة ترسل بعد أسبوع. تحصل كل جلسة على تقييماتها ونسبة الرضا وتعليقات الحضور، وتظهر الجلسات التي تحتاج إلى اهتمامك. ومع الحضور المسجل لكل جلسة، تملك ما تحتاجه لاختيار متحدثي الدورة القادمة، ولتقديم الأرقام للراعي.

وفي الجزائر، حيث تتركز الصالونات المهنية في الربيع والخريف، كما تُظهر رزنامة معارض الجزائر 2027، يبدأ إعداد برنامج مؤتمرات صالون أبريل في الأشهر الأولى من السنة، فاختر الأداة قبل أن تفتح دعوة الترشح.

أسئلة تطرحها خلال العرض التجريبي

• أرني جلسة أنقلها من قاعة إلى أخرى: متى يراها الزائر على الموقع وفي التطبيق؟
• كيف يترشح متحدث، وكيف أقبل ترشحه؟
• كيف يطرح الجمهور سؤالًا، وماذا يرى المشرف قبل أن يظهر على الشاشة؟
• هل يدخل الزائر نفسه المسجل في المعرض إلى برنامج المؤتمرات دون تسجيل ثانٍ؟
• كيف أعرف من حضر أي جلسة؟

وتجد أسئلة أخرى في اختيار برنامج لإدارة المعرض: الأسئلة التي تطرحها قبل التوقيع.

كيف يتعامل Moultaka مع المعارض والمؤتمرات

في Moultaka، المعرض والمؤتمر ولقاءات الأعمال مساحة واحدة وقاعدة بيانات واحدة ودخول واحد، مهما كان نوع الفعالية ومهما كان دور العضو في فريقك. اطّلع على صفحة المؤتمرات والتفاعل وعلى المنصة كاملة، ولرؤية برنامج مؤتمراتك فيها، اطلب عرضًا تجريبيًا.