Accréditation presse d'un salon professionnel : inviter, accréditer et suivre les journalistes

L’accréditation presse d’un salon professionnel répond à une question simple : quels journalistes entrent, à quel titre, et qu’est-ce qu’ils vont pouvoir raconter. Elle se prépare comme une inscription de visiteurs, avec un formulaire, des critères décidés à l’avance et un badge, mais elle ne s’arrête pas à l’entrée. Un journaliste accrédité a besoin d’un communiqué, de photos, d’un interlocuteur et parfois d’une interview ; et après le salon, vous voulez savoir ce qui a été publié, pour vous comme pour vos sponsors.

Ouvrir l’accréditation presse du salon : le formulaire

Le formulaire d’accréditation presse est la porte d’entrée. Il demande peu, mais les bonnes choses :

• le nom, la fonction et le média, avec le type de média : presse écrite, télévision, radio, site d’information, agence ;
• ce que le journaliste vient couvrir : l’inauguration, une conférence, un secteur, un exposant précis ;
• une pièce qui atteste qu’il travaille pour ce média : carte de presse, ordre de mission, lettre de la rédaction ;
• ses besoins sur place : une interview, une place à la conférence de presse, un accès photo.

Ouvrez-le en même temps que les inscriptions des visiteurs, et donnez-lui sa propre adresse, que les rédactions peuvent retrouver d’une édition à l’autre. Un lien « Presse » visible sur la page d’accueil du salon évite les demandes perdues dans la boîte générale.

Qui accréditer : des critères écrits à l’avance

Une demande d’accréditation n’est pas une formalité. Sans règle, le badge presse devient l’entrée gratuite des amis de l’équipe, et les vrais journalistes trouvent la salle de presse occupée.

Décidez avant l’ouverture :

• les médias acceptés : presse généraliste, presse spécialisée du secteur, télévision et radio, sites d’information ;
• la place des créateurs de contenu : blogueurs, podcasteurs, comptes spécialisés. Ils comptent de plus en plus sur un salon professionnel ; traitez-les comme une catégorie à part, avec leurs propres critères, plutôt que de les refuser ou de les mélanger aux journalistes ;
• le nombre de badges par média, pour une équipe de télévision comme pour un quotidien ;
• les compléments que vous pouvez demander quand un dossier est incomplet, plutôt que de le refuser d’emblée.

Chaque demande passe ensuite par les mêmes étapes : soumise, en cours d’examen, approuvée ou refusée. Le badge presse n’est imprimé qu’une fois la demande approuvée. C’est la règle qui protège le mieux votre salle de presse.

Inviter la presse : communiqués, invitation et conférence de presse

L’accréditation ne remplit rien toute seule. Les journalistes viennent quand on leur donne une raison, à la bonne date.

En Algérie, la couverture d’un salon professionnel se joue souvent le premier jour, autour de l’inauguration et de la visite officielle des stands. Les rédactions envoient une équipe ce matin-là et repartent avec leurs images. Préparez ce moment :

1. Trois à quatre semaines avant : un premier communiqué qui annonce le salon, ses dates, son lieu et ce qu’il apporte de nouveau, avec le lien d’accréditation.
2. Une semaine avant : l’invitation presse à l’inauguration ou au point de presse, avec l’heure, la porte d’entrée et le nom de la personne qui accueille les journalistes.
3. Le jour même : une conférence de presse courte, des places réservées aux médias accrédités, et des interviews déjà calées avec des intervenants ou des exposants.
4. Le soir de chaque journée : un communiqué de bilan, avec des photos utilisables tout de suite.

Écrivez chaque communiqué dans la langue des rédactions que vous visez. Un salon qui touche à la fois la presse francophone et la presse arabophone gagne à préparer les deux versions, plutôt qu’à compter sur une traduction faite à la hâte dans une salle de rédaction.

La salle de presse en ligne et le dossier de presse

Un journaliste qui écrit à 22 heures n’appelle pas votre chargé de communication. Il cherche une page. La salle de presse en ligne du salon rassemble :

• les communiqués, publiés à leur date ou sous embargo jusqu’à l’heure dite ;
• le dossier de presse, en PDF, avec le mot de l’organisateur, les chiffres clés de l’édition et le programme ;
• une galerie de photos en bonne définition, libres d’utilisation pour la presse ;
• le contact de la personne chargée des relations presse.

Donnez son adresse dans chaque communiqué et dans le mail de confirmation de l’accréditation. Une salle de presse qu’un journaliste garde en favori sert encore à l’édition suivante.

Mesurer les retombées presse, pour vous et pour vos sponsors

Après la fermeture, une question revient toujours : qu’est-ce que la presse a dit du salon ? Pour y répondre, il faut avoir noté avant ce que vous attendiez.

Tenez une liste des articles attendus, média par média, à partir des accréditations approuvées. Cochez ceux qui paraissent, classez les coupures par média, et relancez ceux qui manquent quelques jours après le salon. Pour les créateurs de contenu, suivez de la même façon leurs publications. Une fois la liste complète, vous savez quels médias sont venus et ont écrit, lesquels ne sont pas venus, et lesquels inviter autrement l’an prochain.

Ce bilan sert aussi vos sponsors. Un sponsor qui a payé pour sa visibilité veut voir où le salon a été cité, et combien de personnes l’ont vu. C’est la même logique que livrer chaque contrepartie et pouvoir le prouver au sponsor : ce qui n’est pas compté ne compte pas au moment de renouveler.

En résumé

L’accréditation presse d’un salon professionnel tient en cinq gestes :

• un formulaire ouvert en même temps que les inscriptions ;
• des critères écrits avant les premières demandes, créateurs de contenu compris ;
• un badge imprimé seulement après approbation ;
• une salle de presse en ligne avec communiqués, dossier et photos ;
• une liste des articles attendus, cochée après le salon.

Elle se cale sur le rétroplanning du salon, comme les mails d’invitation aux visiteurs, et la conférence de presse se prépare comme le reste du programme des conférences.

Dans Moultaka, le module Presse et relations médias réunit les demandes d’accréditation venues du formulaire presse, avec le média et son audience à côté de chaque nom, le fichier presse, les communiqués programmés ou sous embargo, le dossier de presse généré en PDF, les conférences de presse où les médias accrédités réservent leur place, et les retombées suivies après le salon. Pour le voir sur votre propre salon, demandez une démo.