Logiciel de gestion d'événements en Arabie saoudite et aux Émirats : ce que vérifie l'organisateur

Vous lancez une édition de votre salon à Riyad ou à Dubaï, ou vous organisez un pavillon dans le Golfe, et vous cherchez un logiciel de gestion d’événements qui tienne la route là-bas ? Les outils que vous connaissez ne suffisent pas toujours. Un salon en Arabie saoudite ou aux Émirats travaille en arabe et en anglais, accueille des exposants et des délégations de dizaines de pays, reçoit des VIP attendus à l’entrée, vit sur une semaine de travail qui n’est pas la même dans les deux pays, et ses exposants le jugent sur les rendez-vous qu’il leur a apportés. Voici ce qu’il faut vérifier avant de choisir, et les questions à poser pendant la démo.

Logiciel de gestion d’événements en Arabie saoudite et aux Émirats : partir du salon

Sur Google, « event management software » suivi d’une ville du Golfe renvoie surtout vers des agences événementielles et des services d’organisation. Elles montent des événements pour leurs clients. Un organisateur de salon, lui, tient une affaire qui revient chaque année : il vend des stands, prépare des exposants et fait venir des visiteurs.

Premier test, donc : le vocabulaire. L’outil connaît-il le stand, le hall, l’équipe de l’exposant, le standiste, les contreparties d’un sponsor ? S’il faut les recréer avec des champs personnalisés, vos commerciaux et votre équipe opérations reviendront aux tableurs avant la fin du premier mois. Notre guide sur la vente de stands depuis un plan interactif décrit cette partie du travail.

L’arabe et l’anglais, sur chaque page et dans chaque email

Dans le Golfe, un salon fonctionne rarement dans une seule langue. Votre équipe écrira sans doute en français ou en anglais, une partie du public lit d’abord l’arabe, et la liste des exposants est internationale. Trois points à contrôler :

• formulaires d’inscription, badges, emails et pages publiques existent dans les deux langues ;
• l’arabe se lit de droite à gauche sans casser la mise en page, sur téléphone comme sur ordinateur ;
• chaque message part dans la langue de son destinataire, sans que l’équipe envoie deux campagnes à la main.

Le test le plus rapide en démo : remplir le formulaire d’inscription en arabe, puis lire l’email de confirmation qu’il déclenche. Dans Moultaka, relances, séquences et workflows tournent seuls, dans la langue de chaque destinataire, et les formulaires d’inscription s’intègrent au site de votre salon, à vos couleurs.

Des exposants venus de partout : devises, visas, équipes

Un salon du Golfe compte souvent plus d’exposants étrangers que d’exposants locaux. Chacun demande ce qu’un exposant local ne demande jamais :

• un prix dans sa devise, pour comparer votre stand à ceux d’autres salons ;
• une lettre d’invitation pour son visa, assez tôt pour que le visa arrive ;
• un endroit où déclarer son équipe, pour que les badges soient prêts à l’arrivée.

Vérifiez que les stands peuvent être tarifés en devises, que les demandes de visa sont suivies étape par étape jusqu’à la lettre, et que chaque exposant complète son dossier lui-même, dans un espace exposant, plutôt que par email. Notre article sur la gestion des exposants détaille cette préparation, et la page Exposants et opérations montre comment Moultaka gère lettres de visa, accréditation des équipes et commandes.

Délégations, VIP et ceux qui les accueillent

Délégations officielles, ministres, présidents de chambres de commerce, acheteurs invités : ils font partie de la plupart des grands salons du Golfe, et leur visite se prépare comme un programme à part :

• qui est attendu, quel jour, et qui l’accueille à l’entrée ;
• leurs lettres de visa, quand ils viennent de l’étranger ;
• le transfert depuis l’aéroport, les interprètes, l’hôtel ;
• les hôtesses et interprètes de votre équipe, accrédités et informés.

Demandez à voir la fiche d’un VIP pendant la démo. Dans Moultaka, chaque VIP a son hôte, une alerte d’arrivée prévient l’entrée, ses régimes alimentaires et ses avantages sont notés ; la conciergerie (navettes aéroport, interprètes, hôtels partenaires) est réservée par les participants et assurée par vos prestataires.

Les inscriptions et l’entrée, à grande échelle

La file du matin d’ouverture se décide des semaines plus tôt. Trois questions :

• une personne inscrite deux fois est-elle reconnue, ou comptée deux fois ?
• chaque catégorie de visiteur, du professionnel au VIP et à la presse, a-t-elle son type d’inscription et son badge ?
• le badge part-il par email, puis se scanne-t-il à chaque entrée, chaque passage enregistré ?

Le détail dans notre article sur le logiciel d’inscription des visiteurs d’un salon et dans badges et accès sans file d’attente.

Rendez-vous B2B et contacts que l’exposant peut compter

Beaucoup d’exposants viennent dans le Golfe pour rencontrer des acheteurs. Ce qui les fait revenir, c’est un chiffre : combien de rendez-vous, combien de contacts qualifiés. Vérifiez que visiteurs et exposants réservent des rendez-vous entre eux sur les créneaux que vous ouvrez, que salles et tables ne sont jamais réservées deux fois, et que l’équipe de l’exposant scanne les badges sur son stand et repart avec ses contacts après le salon. Voir les rendez-vous B2B en salon professionnel, la fiche contact sur un salon et la page Rendez-vous d’affaires B2B.

Caler les envois sur la semaine de travail et la saison

Deux détails de calendrier surprennent les équipes qui arrivent d’ailleurs. Le week-end tombe le vendredi et le samedi en Arabie saoudite, le samedi et le dimanche aux Émirats. Un rappel qui arrive un matin de week-end sera lu trop tard. Et la saison des salons court surtout de l’automne au printemps, autour de la chaleur de l’été et du ramadan, qui avance d’une dizaine de jours chaque année.

Demandez si les rappels et les séquences se programment à une date et se déclenchent sur une action, comme une inscription confirmée, pour que chacun parte un jour ouvré, dans la bonne langue, sans que personne n’appuie sur « envoyer ». Notre article sur le mail d’invitation à un salon professionnel donne la séquence, message par message.

Vos données : où elles vivent, comment les récupérer

L’Arabie saoudite et les Émirats ont chacun une loi sur la protection des données personnelles, et les grands organisateurs, souvent liés à des organismes publics, posent plus de questions qu’il y a quelques années. Posez-les vous aussi, directement :

• où les données sont-elles hébergées, et qui y a accès ?
• les données de votre salon sont-elles séparées de celles des autres organisateurs ?
• chaque liste peut-elle être exportée à tout moment ?

Dans Moultaka, les données et fichiers de chaque organisateur sont séparés de tous les autres comptes, votre équipe et chaque participant ne voient que ce que leur rôle autorise, et chaque liste, commande, scan et réponse s’exporte.

Les questions à poser pendant la démo

• Montrez-moi le formulaire d’inscription en arabe, puis l’email de confirmation.
• Montrez-moi un stand tarifé en devises.
• Montrez-moi une demande de visa, du formulaire de l’exposant à la lettre d’invitation.
• Montrez-moi la fiche d’un VIP, et ce que voit l’équipe de l’entrée à son arrivée.
• Montrez-moi un rappel programmé un jour ouvré, en deux langues.
• Montrez-moi l’export de toutes les listes.

D’autres questions dans choisir un logiciel de gestion de salon : les questions à poser avant la démo, et pour vos salons en Algérie, ce que doit couvrir un logiciel de gestion événementielle en Algérie.

En bref

Pour un salon en Arabie saoudite ou aux Émirats, un logiciel de gestion d’événements doit :

• parler arabe et anglais partout, de droite à gauche compris ;
• tarifer les stands en devises et suivre les lettres de visa ;
• préparer délégations et VIP avec le même soin que les exposants ;
• inscrire, badger et compter les visiteurs à chaque entrée ;
• organiser les rendez-vous B2B et la capture de contacts ;
• envoyer chaque message un jour ouvré, dans la langue de son destinataire ;
• séparer vos données et vous les laisser exporter.

Moultaka réunit vente de stands, exposants, inscriptions, badges, rendez-vous et campagnes sur une seule base, en français, en anglais et en arabe. Plus de 14 éditions de salons, 165 000 inscriptions et 1 700 exposants y sont passés. Pour le voir sur votre propre salon, demandez une démo.