Logiciel d'inscription des visiteurs d'un salon : huit points à vérifier

Un logiciel d’inscription des visiteurs reçoit les inscriptions avant le salon, garde une seule fiche par personne, émet son badge puis la reconnaît à l’entrée. De lui dépendent deux choses : la qualité de votre fichier visiteurs toute l’année, et la longueur de la file le matin de l’ouverture. Voici les huit points à vérifier avant de choisir celui de votre salon professionnel, que vous organisiez à Alger, à Oran ou à Tunis.

1. Le formulaire sur votre propre site

Le visiteur arrive par le site officiel du salon et par ses réseaux. Renvoyé vers un autre site, sous un autre logo, pour finir son inscription, une partie hésite et abandonne. Exigez un formulaire intégré à votre site, à vos couleurs, avec un extrait à copier, sans développeur. La liste des exposants et le programme devraient s’intégrer de la même façon.

2. Une seule fiche par visiteur

L’erreur la plus courante, c’est la personne inscrite trois fois : depuis le site, depuis une invitation, puis à l’entrée. Les chiffres gonflent, et le suivi après le salon devient flou. Vérifiez qu’une seconde inscription avec le même email est reconnue dès son arrivée, et que chaque compteur ne montre la personne qu’une fois.

3. Un type d’inscription par catégorie

On n’accueille pas un visiteur professionnel comme un journaliste ou un invité VIP. Chaque catégorie doit avoir son type d’inscription, avec ses règles :

• son prix, ou sa gratuité ;
• son mode de confirmation, automatique ou après votre validation ;
• son badge.

L’accueil sait alors qui entre, et où.

4. Peu de questions, mais utiles

Chaque question en plus fait perdre des inscrits. Ne demandez que ce que vous utiliserez vraiment, par exemple le secteur, la fonction et l’objet de la visite : ce sont ces réponses qui aident vos exposants à savoir qui ils vont rencontrer. Suivez ensuite le taux de complétion et les abandons de chaque formulaire, et retirez la question qui arrête les gens.

5. Un badge reçu par email, imprimé en quelques secondes

La meilleure façon d’éviter la file, c’est que le visiteur arrive avec son badge déjà en poche. Le badge part par email avec un QR code après l’inscription. Le jour J, le visiteur scanne son code à une borne en libre-service, qui imprime son badge en quelques secondes. L’accueil reste disponible pour ceux qui ont besoin d’aide. Nous le détaillons dans Badges et accès : comment supprimer la file d’attente à l’entrée d’un salon.

6. Des invitations suivies jusqu’à la porte

Beaucoup d’organisateurs invitent nommément des acheteurs, des officiels et des partenaires. Chaque invitation doit être suivie de l’envoi à l’inscription, puis à l’arrivée, avec le nom de la personne qui a invité. Vous savez avant l’ouverture qui ne s’est pas encore inscrit, et après qui est vraiment venu.

7. Les VIP et les délégations étrangères

Un invité important s’attend à être accueilli, pas à faire la queue. Vérifiez que l’outil attribue un hôte à chaque invité, le prévient de son arrivée à l’entrée et garde ses régimes alimentaires et ses avantages. Si vous recevez des délégations de l’étranger, demandez aussi le suivi des demandes de visa et des lettres d’invitation pour les visiteurs.

8. Des chiffres en direct, et des données qui vous appartiennent

Pendant les semaines d’inscription, vous devez voir les inscriptions par type, par source et par jour, pour savoir quelle campagne fonctionne. Après le salon, chaque liste doit s’exporter vers un tableur avec les réponses de chaque formulaire. Pour préparer l’édition suivante, vous devez pouvoir importer les listes de l’an dernier.

Les questions à poser pendant la démo

• Montrez-moi un formulaire d’inscription en arabe intégré à un site existant.
• Que se passe-t-il quand la même personne s’inscrit deux fois ?
• Comment le visiteur reçoit-il son badge, et combien de temps faut-il à l’entrée ?
• Comment suivre un invité, de l’invitation à son arrivée ?
• Comment exporter toutes les inscriptions après le salon ?

Pour les questions plus générales, voyez Choisir un logiciel de gestion de salon : sept questions à poser avant de signer.

Comment Moultaka gère l’inscription des visiteurs

Dans Moultaka, les formulaires d’inscription se construisent sans développeur et s’intègrent à votre site. Chaque catégorie de visiteurs a son type d’inscription, avec son prix, son mode de confirmation et son badge. Les doublons sont reconnus à l’inscription, et les invités et les VIP sont suivis jusqu’à l’entrée. Tout s’exporte. Voyez la page Inscription et visiteurs, et ce qu’un logiciel de gestion événementielle doit offrir en Algérie. Pour le voir sur votre salon, demandez une démo.