منصة إدارة الفعاليات والمعارض في السعودية والإمارات: ما الذي يتحقق منه منظم المعرض

حين تبحث عن منصة إدارة الفعاليات في السعودية أو الإمارات، تظهر لك شركات تنظيم الفعاليات وبرامج عامة صُممت للمؤتمرات. أما المعرض التجاري في الرياض أو جدة أو دبي فيطلب من برنامجه أكثر من ذلك: لغتان في كل صفحة، وعارضون ووفود من عشرات الدول، وكبار شخصيات يُنتظرون عند المدخل، وأسبوع عمل يختلف بين البلدين، وعارضون يحكمون على المعرض بعدد اللقاءات التي حققها لهم. إليك ما تتحقق منه قبل أن تختار، والأسئلة التي تطرحها في العرض التوضيحي.

إدارة الفعاليات في السعودية والإمارات: ابدأ من المعرض لا من الفعالية

اكتب «إدارة الفعاليات في السعودية» في محرك البحث، وستقترح عليك القائمة شركات تنظيم الفعاليات والمعارض. هذه الشركات تنفّذ فعاليات لعملائها. أما منظم المعرض فيدير نشاطًا يتكرر كل دورة: يبيع الأجنحة، ويجهّز العارضين، ويستقطب الزوار.

الاختبار الأول إذن هو المفردات. هل يعرف البرنامج الجناح والقاعة وفريق العارض ومقاول التجهيز ومزايا الراعي؟ إن اضطررت إلى بنائها بحقول مخصصة، فسيعود فريق المبيعات وفريق العمليات إلى جداول البيانات قبل نهاية الشهر الأول. ويشرح دليلنا عن بيع أجنحة المعارض من مخطط تفاعلي هذا الجزء من العمل.

العربية والإنجليزية في كل صفحة وكل رسالة

نادرًا ما يعمل معرض في الخليج بلغة واحدة. قد يكتب فريقك بالإنجليزية، ويقرأ جزء كبير من الجمهور بالعربية أولًا، وقائمة العارضين دولية. تحقق من ثلاثة أمور:

• نماذج التسجيل والشارات والرسائل والصفحات العامة موجودة باللغتين؛
• العربية تُقرأ من اليمين إلى اليسار دون أن تختل الصفحة، على الهاتف كما على الحاسوب؛
• كل رسالة تصل إلى صاحبها بلغته، دون أن يرسل الفريق حملتين يدويًا.

أسرع اختبار في العرض: املأ نموذج التسجيل بالعربية، ثم اقرأ رسالة التأكيد التي يرسلها. في Moultaka تعمل التذكيرات والتسلسلات وسير العمل وحدها، بلغة كل مستلم، وتُدمج نماذج التسجيل في موقع معرضك بألوانه.

عارضون من كل مكان: العملات والتأشيرات والفرق

كثيرًا ما يفوق عدد العارضين الأجانب في معارض الخليج عدد العارضين المحليين. وكل واحد منهم يطلب ما لا يطلبه العارض المحلي:

• سعرًا بعملته، ليقارن جناحك بأجنحة معارض أخرى؛
• رسالة دعوة لتأشيرته، في وقت يسمح بصدور التأشيرة؛
• مكانًا يسجّل فيه فريقه، لتكون الشارات جاهزة عند وصولهم.

تأكد من إمكانية تسعير الأجنحة بالعملات الأجنبية، ومن متابعة طلبات التأشيرة خطوة بخطوة حتى صدور الرسالة، ومن أن كل عارض يكمل ملفه بنفسه في بوابة العارضين بدل البريد الإلكتروني. يفصّل مقالنا عن إدارة العارضين هذا التحضير، وتعرض صفحة العارضون والعمليات كيف يتولى Moultaka رسائل التأشيرة واعتماد فرق العارضين وطلباتهم.

الوفود وكبار الشخصيات ومن يستقبلهم

الوفود الرسمية والوزراء ورؤساء الغرف التجارية والمشترون المدعوون جزء من أغلب المعارض الكبرى في الخليج. وزيارتهم تُحضَّر كبرنامج قائم بذاته:

• من المنتظر، وفي أي يوم، ومن يستقبله عند المدخل؛
• رسائل التأشيرة حين يأتون من الخارج؛
• النقل من المطار والمترجمون والفنادق؛
• المضيفات والمترجمون في فريقك، معتمدون ومطّلعون على مهامهم.

اطلب أن ترى ملف أحد كبار الشخصيات أثناء العرض. في Moultaka لكل ضيف مضيف، وتنبيهات وصول عند المدخل، وتُسجَّل الاحتياجات الغذائية والمزايا التي يحصل عليها؛ أما خدمات الكونسيرج، من النقل من المطار إلى المترجمين والفنادق الشريكة، فيحجزها المشاركون وينفذها مزوّدوك.

التسجيل والدخول بأعداد كبيرة

طابور صباح الافتتاح يُحسم قبل أسابيع. ثلاثة أسئلة:

• هل يُتعرَّف على من سجّل مرتين، أم يُحسب مرتين؟
• هل لكل فئة من الزوار، من الزائر المهني إلى كبار الشخصيات والصحافة، نوع تسجيل وشارة خاصان بها؟
• هل تصل الشارة بالبريد الإلكتروني، ثم تُمسح عند كل بوابة ويُسجَّل كل دخول؟

التفاصيل في مقالنا عن نظام تسجيل الزوار للمعارض وفي الشارات والدخول إلى المعارض دون طوابير.

لقاءات الأعمال وعملاء يمكن للعارض أن يعدّهم

يأتي كثير من العارضين إلى الخليج للقاء المشترين. وما يعيدهم في الدورة التالية رقم: كم لقاء، وكم عميلًا محتملًا مؤهلًا. تحقق من أن الزوار والعارضين يحجزون اللقاءات فيما بينهم في الفترات التي تفتحها، وأن القاعات والطاولات لا تُحجز مرتين، وأن فريق العارض يمسح الشارات في جناحه ويغادر ومعه قائمة عملائه بعد المعرض. اقرأ لقاءات الأعمال في المعارض وجمع العملاء المحتملين في المعارض، وصفحة لقاءات الأعمال B2B.

أسبوع العمل والموسم

تفصيلان في التقويم يفاجئان الفرق القادمة من الخارج. العطلة الأسبوعية يوما الجمعة والسبت في السعودية، والسبت والأحد في الإمارات. والتذكير الذي يصل صباح يوم عطلة يُقرأ متأخرًا. أما موسم المعارض فيمتد في الغالب من الخريف إلى الربيع، بعيدًا عن حر الصيف، ومع مراعاة شهر رمضان الذي يتقدم نحو أحد عشر يومًا كل عام.

اسأل هل يمكن جدولة التذكيرات والتسلسلات بتاريخ، وتشغيلها عند حدث مثل تأكيد التسجيل، لتصل كل رسالة في يوم عمل وباللغة الصحيحة دون أن يضغط أحد زر الإرسال. ويقدّم مقالنا عن نموذج دعوة لحضور معرض هذا التسلسل رسالة برسالة.

بياناتك: أين تُحفظ وكيف تستعيدها

لدى كل من السعودية والإمارات اليوم قانون لحماية البيانات الشخصية، وصار كبار المنظمين، المرتبطون غالبًا بجهات حكومية، يسألون عن البيانات أكثر مما كانوا يفعلون قبل سنوات. اسأل المزوّد مباشرة:

• أين تُستضاف البيانات، ومن يستطيع الوصول إليها؟
• هل تُحفظ بيانات معرضك بمعزل عن بيانات المنظمين الآخرين؟
• هل يمكن تصدير كل قائمة في أي وقت؟

في Moultaka تُحفظ بيانات كل منظّم وملفاته بمعزل عن أي حساب آخر، ولا يرى فريقك وكل مشارك إلا ما يسمح به دوره، ويمكن تصدير كل قائمة وطلب ومسح وإجابة.

أسئلة تطرحها في العرض التوضيحي

• أرني نموذج التسجيل بالعربية، ثم رسالة التأكيد التي يرسلها.
• أرني جناحًا مسعّرًا بعملة أجنبية.
• أرني طلب تأشيرة، من نموذج العارض إلى رسالة الدعوة.
• أرني ملف أحد كبار الشخصيات، وما يراه فريق المدخل عند وصوله.
• أرني تذكيرًا مجدولًا في يوم عمل، بلغتين.
• أرني تصدير كل القوائم.

مزيد من الأسئلة في أسئلة قبل اختيار برنامج إدارة المعارض، وإن كانت لك معارض في شمال إفريقيا أيضًا، فاقرأ ما يجب أن يغطيه برنامج إدارة الفعاليات في الجزائر.

باختصار

منصة إدارة الفعاليات لمعرض في السعودية أو الإمارات يجب أن:

• تتحدث العربية والإنجليزية في كل مكان، من اليمين إلى اليسار؛
• تسعّر الأجنحة بالعملات الأجنبية وتتابع رسائل التأشيرة؛
• تحضّر الوفود وكبار الشخصيات بالعناية نفسها التي يلقاها العارضون؛
• تسجّل الزوار وتطبع شاراتهم وتعدّهم عند كل بوابة؛
• تدير لقاءات الأعمال وجمع العملاء المحتملين؛
• ترسل كل رسالة في يوم عمل، بلغة صاحبها؛
• تحفظ بياناتك بمعزل عن غيرها وتتيح لك تصديرها.

يجمع Moultaka بيع الأجنحة والعارضين والتسجيل والشارات واللقاءات والحملات على قاعدة بيانات واحدة، بالعربية والفرنسية والإنجليزية. ومرّت عبره أكثر من 14 دورة معرض و165,000 تسجيل و1,700 عارض. لتراه على معرضك، احجز عرضًا توضيحيًا.