بروتوكول استقبال الوفود الرسمية وكبار الشخصيات في المعارض: من الدعوة إلى التدشين
بروتوكول استقبال الوفود الرسمية وكبار الشخصيات في الصالون: قائمة المدعوين، والدعوات الاسمية، ومسار الزيارة، والمضيفون، ومتابعة كل ضيف حتى وصوله.
بقلم فريق Moultaka
بروتوكول استقبال الوفود الرسمية وكبار الشخصيات في المعرض يقوم على أربعة أمور: قائمة اسمية بكل من يُنتظر حضوره، ودعوة تُتابَع حتى لحظة الوصول، ومسار زيارة مُعَدّ جناحًا جناحًا، ومضيف لكل ضيف يعرف متى يصل. ما عدا ذلك تفاصيل تُتفق عليها مع مصلحة التشريفات لدى الجهة الرسمية. وفي كثير من الصالونات الجزائرية، يكون التدشين بحضور وزير أو والٍ أو من يمثّلهما، وغالبًا ما يكون الصالون تحت رعاية وزارة القطاع: هي ساعة واحدة، لكن الصحافة تنقلها، ويتذكرها العارضون طويلًا. إليك كيف تُحضَّر، من الدعوة الأولى إلى رسالة الشكر.
ما الذي يشمله بروتوكول استقبال الوفود الرسمية في المعرض
ليس كل ضيف مهم «وفدًا رسميًا»، لكن كلهم يحتاجون استقبالًا لا يُرتجل. فرّق بينهم منذ البداية:
- الشخصيات الرسمية: الوزير أو الوالي أو ممثلوهما، ومسؤولو الوزارة الراعية، والسفراء والملحقون التجاريون.
- الوفود الأجنبية: وفود حكومية أو غرف تجارة قادمة من الخارج، وأحيانًا جناح وطني كامل.
- كبار الضيوف من القطاع: رؤساء الجمعيات المهنية، وكبار المشترين المدعوين، وممثلو الرعاة.
- الصحافة التي ترافق الزيارة، ولها مسار خاص بها.
لكل فئة نوع تسجيل خاص بها وشارة خاصة بها، حتى يعرف عون الاستقبال عند البوابة من أمامه دون أن يسأل. والقاعدة الثانية: البروتوكول الرسمي لا يقرّره المنظِّم وحده. فمصلحة التشريفات في الوزارة أو الولاية هي التي تحدد الموعد وترتيب الأسبقية ومدة الزيارة، وكثيرًا ما تغيّر ذلك في آخر لحظة. فليكن عندك شخص واحد يتواصل معها، ونسخة واحدة من البرنامج يعرفها الجميع.
قبل الصالون: قائمة المدعوين والدعوات الاسمية
ابدأ بقائمة اسمية، لا بعدد تقريبي. لكل اسم: صفته، والجهة التي يمثّلها، ومن دعاه (المنظِّم أو أحد العارضين)، وهل أكّد حضوره، ومن سيستقبله.
ثم أرسل الدعوات بالأسماء وتابع كل دعوة: أُرسلت، ثم سُجّل صاحبها، ثم وصل. هذه المتابعة هي التي تكشف قبل أسبوع أن ضيفًا مهمًا لم يرد بعد، فتتصل به في الوقت المناسب لا صباح التدشين. ولصياغة الدعوة نفسها، انظر نموذج دعوة لحضور معرض.
اسأل كل ضيف مهم مسبقًا عمّا تحتاج معرفته: النظام الغذائي إن كانت هناك مأدبة، والمرافقين، ووسيلة الوصول. أما الوفود القادمة من الخارج فتحتاج غالبًا إلى رسالة دعوة للحصول على التأشيرة، وهذا يبدأ قبل أشهر لا أسابيع: التفاصيل في رسالة الدعوة للحصول على تأشيرة واستقبال الوفود الأجنبية.
مسار الزيارة: الأجنحة والتوقيت والكلمات
الزيارة الرسمية مسار قصير يُمشى مرتين: مرة على المخطط، ومرة على أرض المعرض قبل يوم الافتتاح.
- اختر الأجنحة التي يتوقف عندها الوفد، وأبلغ العارضين المعنيين مسبقًا: من سيتحدث، وعن ماذا، وفي كم دقيقة. العارض الذي يُفاجأ بوزير أمام جناحه يضيّع فرصته.
- حدد نقاط التوقف الثابتة: قصّ الشريط، والكلمات، وصورة جماعية، ونقطة صحفية. ورتّب الكلمات مع مصلحة التشريفات، فالأسبقية ليست مسألة ذوق.
- جهّز مسارًا بديلًا أقصر، لأن الزيارة الرسمية تتأخر أو تُختصر أكثر مما تطول.
- افصل مسار الصحافة عن مسار الوفد قدر الإمكان، مع نقطة صحفية واضحة في آخره. اعتماد الصحفيين يُحضَّر قبل ذلك بأسابيع: انظر الاعتماد الصحفي في المعارض.
ونسّق الأمن مع إدارة قصر المعارض ومع الفريق المرافق للشخصية الرسمية: هم من يقرّر المداخل المغلقة والتوقيت، وأنت من يضمن ألا يتوقف المعرض كله بسبب ذلك.
يوم التدشين: البوابة والمضيف والشارة
صباح التدشين، لا ينبغي أن يقف ضيف مهم في طابور، ولا أن يبحث عن شخص يعرفه.
- بوابة لكبار الشخصيات أو ممر خاص، بعون يعرف القائمة، والشارات جاهزة مسبقًا. أما بقية الضيوف فيطبعون شاراتهم بأنفسهم في الأكشاك في ثوانٍ، فلا يزدحم المدخل الرئيسي في الساعة نفسها. انظر طباعة الشارات والدخول إلى المعرض دون طوابير.
- مضيف لكل ضيف مهم، يصله تنبيه لحظة وصول ضيفه إلى البوابة، فيكون هناك قبل أن يلتفت الضيف حوله.
- مناطق حسب الفئة: صالون كبار الشخصيات، وقاعة الكلمات، والمنصة، لا يدخلها إلا من تسمح له شارته بذلك.
- للوفود الأجنبية: النقل من المطار، ومترجم، وفندق قريب، تُحجز قبل وصولهم ويتكفل بها مزودوك.
الوفود التجارية: من البروتوكول إلى لقاءات الأعمال
الوفد الأجنبي لا يأتي من أجل الصورة. بعد الاستقبال، يريد أعضاؤه أن يلتقوا بعارضين بعينهم. فحضّر لهم برنامج لقاءات أعمال قبل وصولهم، بمواعيد مؤكدة وقاعة معروفة، بدل جولة عامة بين الأجنحة. هكذا تتحول الزيارة الرسمية إلى صفقات، ويعود الوفد في الدورة القادمة.
بعد الصالون: الشكر والقياس والأرشيف
- رسائل شكر في الأسبوع نفسه، مع صور الزيارة، إلى كل شخصية رسمية وإلى من رافقها.
- قارن المدعوين بالحاضرين: كم دعوة أُرسلت، وكم ضيفًا سجّل، وكم وصل فعلًا. هذا الفرق هو ما تحسّنه في الدورة القادمة.
- احتفظ بالقائمة مع ملاحظاتها: من حضر، ومن اعتذر، ومن يحتاج دعوة أبكر في المرة المقبلة.
باختصار: قائمة التحقق
- قائمة اسمية بالفئات: رسمية، وفود أجنبية، كبار ضيوف القطاع، صحافة.
- دعوات بالأسماء، متابَعة من الإرسال إلى الوصول.
- رسائل التأشيرة للوفود الأجنبية قبل أشهر.
- مسار زيارة مُجرَّب على الأرض، ومسار بديل أقصر.
- عارضون مُبلَّغون، وكلمات مرتبة مع مصلحة التشريفات.
- بوابة لكبار الشخصيات، ومضيف لكل ضيف، وشارات جاهزة.
- لقاءات أعمال مبرمجة للوفود التجارية.
- شكر وقياس في الأسبوع الذي يلي الصالون.
في Moultaka، لكل فئة من الزوار نوع تسجيل وشارة خاصان بها، ومن بينها كبار الشخصيات والصحافة. تدعو ضيوفك بأسمائهم وتتابع كلًّا منهم من الدعوة إلى التسجيل ثم الوصول، مع اسم من دعاه. لكل ضيف مهم مضيف يتلقى تنبيهًا عند وصوله إلى البوابة، مع نظامه الغذائي والمزايا التي يحصل عليها، وكل بوابة تتحقق من الشارة حسب الفئة وتعدّ الدخول والخروج منطقةً منطقة. اطّلع على التسجيل والشارات والدخول والعارضين، ثم اطلب عرضًا توضيحيًا.
