لقاءات الأعمال B2B: اجعل معرضك مكانًا تُعقد فيه الصفقات
التوفيق بين المشاركين، والفترات الزمنية، والقاعات، ومتابعة اللقاءات: كيف تنظّم لقاءات أعمال B2B تمنح العارضين سببًا للعودة.
بقلم فريق Moultaka
لماذا يعود العارض من دورة إلى أخرى؟ نادرًا ما يكون ذلك لجودة السجاد. إنه يعود لأنه التقى عملاء أو موزعين أو شركاء ما كان ليصادفهم في مكان آخر. فلقاءات الأعمال المنظَّمة تحوّل المعرض إلى سوق: تمنح العارضين قيمة قابلة للقياس، وتمنح المنظِّم حجة قوية لحملة البيع القادمة.
لماذا تغيّر اللقاءات قيمة المعرض
من دون لقاءات منظَّمة، يبقى اللقاء رهين صدف الممرات. فالمشتري المستعجل يمر أمام عشرين جناحًا ولا يتوقف إلا عند ثلاثة. والعارض ينتظر طوال اليوم الموزع الذي كان يأمل رؤيته، دون أن يعلم أنه جاء في اليوم السابق.
أما مع برنامج للقاءات، فيعرف الطرفان مسبقًا من سيلتقيان، وفي أي ساعة، وأين. ويغادر العارض بقائمة من جهات الاتصال المؤهلة، ويمكنك أن تُريه، بالأرقام، ما الذي قدّمه له المعرض.
قبل المعرض: فتح باب التوفيق بين المشاركين
يبدأ البرنامج قبل الافتتاح ببضعة أسابيع. يستكمل الزوار والعارضون ملفاتهم التعريفية: القطاع، والمنتجات المطلوبة أو المعروضة، وحجم الشركة، والأهداف. وانطلاقًا من هذه المعايير، يتلقى كل واحد منهم اقتراحات بأشخاص يلتقيهم، ويمكنه طلب لقاء.
وهناك قاعدتان ينبغي وضعهما منذ البداية:
- من يحق له طلب لقاء مع من: من الزوار إلى العارضين، أو بين العارضين أنفسهم، أو في الاتجاهين؛
- قواعد المنافسة: لا ينبغي أن يُقترح منافسان مباشران أحدهما على الآخر.
فترات زمنية وقاعات دون حجز مزدوج
حدّد ساعات اللقاءات في كل يوم، ومدة اللقاء (عشرون أو ثلاثون دقيقة تكفي في الغالب)، وفترات الاستراحة، وحدًّا أقصى للقاءات لكل شخص في اليوم. فتنتج عن ذلك تلقائيًا الفترات الزمنية القابلة للحجز.
وإذا كانت اللقاءات تُعقد في فضاء مخصص بدلًا من الأجنحة، فخصّص طاولة أو قاعة لكل لقاء. فلا شيء أكثر إحراجًا من لقاءين مبرمجين على الطاولة نفسها في الساعة نفسها.
الحدّ من اللقاءات الضائعة
الغياب هو العدو الأول لبرنامج اللقاءات: فالكرسي الفارغ يعني عارضًا خائب الأمل. أرسل تذكيرات قبل كل لقاء، وراقب المشاركين الذين سبق أن ألغوا في آخر لحظة أو تغيّبوا في الماضي. فمعرفتهم مسبقًا تتيح تأكيد لقاءاتهم أو عرض الفترة على شخص آخر.
وتحسب وحدة اللقاءات والتواصل درجة لخطر الغياب لكل مشارك، انطلاقًا من سجله السابق.
في الجناح: كل شارة تُمسح تصبح جهة اتصال
ليست كل الأحاديث المفيدة مبرمجة سلفًا. يتوقف زائر، ويتحدث، ويترك بطاقته. وبمسح شارته، يحصل العارض على بيانات الاتصال الكاملة للزائر، بموافقته، ويمكنه تدوين ملاحظات عن الحديث. وفي نهاية المعرض، تكون لديه قائمة جهات اتصال قابلة للاستثمار بدلًا من كومة من بطاقات الزيارة.
بعد المعرض: القياس وإظهار النتائج
اطلب تقييمًا بعد كل لقاء: هل كان اللقاء يستحق العناء؟ فهذه الآراء، مع عدد اللقاءات المنعقدة وجهات الاتصال المجمَّعة، تشكّل الحصيلة التي ينتظرها عارضوك. وحين تُعرض عليهم وقت إعادة التسجيل، يكون وزنها أثقل من أي كتيّب.
وطوال المعرض، يمكن أن تستمر المحادثة عبر خدمة المراسلة الخاصة بالفعالية، على الويب كما في تطبيق المشاركين.
