Protocole d'une visite officielle sur un salon : VIP et délégations, de l'invitation à l'inauguration

Le protocole d’une visite officielle sur un salon professionnel repose sur quatre choses : une liste nominative de toutes les personnalités attendues, une invitation suivie jusqu’à l’arrivée, un parcours préparé stand par stand, et un hôte pour chaque invité, prévenu quand il arrive. Le reste se règle avec le service du protocole de l’autorité qui se déplace. En Algérie, beaucoup de salons sont placés sous le patronage d’un ministère, et l’inauguration se fait en présence d’un ministre, d’un wali ou de leur représentant : une heure à peine, mais celle que la presse retient et dont les exposants se souviennent. Voici comment la préparer, de la première invitation à la lettre de remerciement.

Ce que recouvre le protocole d’une visite officielle sur un salon

Tous les invités importants ne sont pas une « délégation officielle », mais aucun ne s’accueille en improvisant. Distinguez-les dès le départ :

• les officiels : le ministre ou le wali, leurs représentants, les responsables du ministère de tutelle, les ambassadeurs et attachés commerciaux ;
• les délégations étrangères : missions gouvernementales, chambres de commerce, parfois un pavillon national entier ;
• les invités de marque du secteur : présidents d’associations professionnelles, acheteurs invités, représentants des sponsors ;
• la presse qui suit la visite, avec son propre circuit.

Chaque catégorie a son type d’inscription et son badge, pour que l’agent d’accueil sache qui se présente sans avoir à demander. Seconde règle : l’organisateur ne décide pas seul. Le service du protocole du ministère ou de la wilaya fixe l’heure, l’ordre de préséance et la durée, et les change souvent la veille. Gardez une seule personne en lien avec lui, et une seule version du programme que toute l’équipe connaît.

Avant le salon : la liste des personnalités et les invitations nominatives

Partez d’une liste nominative, jamais d’un nombre approximatif. Pour chaque nom : sa fonction, l’institution qu’il représente, qui l’a invité (l’organisateur ou un exposant), s’il a confirmé, et qui l’accueillera.

Envoyez ensuite des invitations nominatives et suivez chacune : envoyée, puis inscrite, puis arrivée. C’est ce suivi qui montre, une semaine avant, qu’un invité important n’a pas répondu, et qu’il faut l’appeler maintenant plutôt que le matin de l’inauguration. Pour la rédaction elle-même, voyez notre modèle de mail d’invitation à un salon professionnel.

Demandez à l’avance ce qu’il faut savoir : un régime alimentaire s’il y a un déjeuner, les accompagnateurs, le moyen d’arrivée. Les délégations venues de l’étranger ont souvent besoin d’une lettre d’invitation pour leur visa, et cela se prépare des mois avant, pas des semaines : tout est dans notre guide sur la lettre d’invitation pour visa et l’accueil des délégations étrangères.

Le parcours de la visite : les stands, l’horaire, les prises de parole

Une visite officielle est un parcours court que l’on fait deux fois : une fois sur le plan, une fois dans les allées la veille de l’ouverture.

• Choisissez les stands où la délégation s’arrête et prévenez les exposants concernés : qui parle, de quoi, en combien de minutes. L’exposant qui découvre un ministre devant son stand laisse passer sa chance.
• Fixez les points d’arrêt : le ruban, les discours, la photo de groupe, le point presse. L’ordre des discours se règle avec le protocole ; la préséance n’est pas une affaire de goût.
• Prévoyez un parcours de repli plus court : une visite officielle prend du retard ou se raccourcit bien plus souvent qu’elle ne s’allonge.
• Séparez le circuit de la presse de celui de la délégation, avec un point presse clair à la fin. L’accréditation des journalistes se prépare des semaines plus tôt : voyez l’accréditation presse d’un salon professionnel.

Coordonnez la sécurité avec la direction du parc des expositions et l’équipe qui accompagne la personnalité : ce sont eux qui ferment une entrée ou décalent l’horaire, à vous de veiller à ce que le reste du salon continue de tourner.

Le jour de l’inauguration : l’entrée VIP, l’hôte, le badge

Le matin de l’inauguration, aucun invité de marque ne doit faire la queue, ni chercher quelqu’un qu’il connaît.

• Une entrée VIP ou un passage réservé, tenu par un agent qui connaît la liste, avec des badges préparés à l’avance. Les autres visiteurs impriment eux-mêmes leur badge à une borne en quelques secondes, et l’entrée principale ne sature pas à la même heure : voyez badges et accès sans file d’attente.
• Un hôte par invité de marque, alerté dès que son invité passe la porte, pour être là avant que celui-ci ne cherche du regard.
• Des zones par profil : salon VIP, salle des discours, tribune, ouvertes seulement aux badges qui y donnent droit.
• Pour les délégations étrangères : navette depuis l’aéroport, interprète, hôtel proche, réservés avant leur arrivée et assurés par vos prestataires.

Les délégations d’affaires : du protocole aux rendez-vous

Une délégation étrangère ne vient pas pour la photo. Après l’accueil, ses membres veulent rencontrer des exposants précis. Préparez-leur des rendez-vous d’affaires B2B avant leur arrivée, avec des créneaux confirmés et une salle connue, plutôt qu’une promenade dans les allées. C’est ainsi qu’une visite officielle devient des contrats, et qu’une délégation revient à l’édition suivante.

Après le salon : remercier, mesurer, garder la trace

• Des lettres de remerciement dans la semaine, avec les photos de la visite, à chaque personnalité et à son entourage.
• Comparez invités et présents : combien d’invitations envoyées, combien d’inscrits, combien d’arrivées réelles. Cet écart est ce que vous améliorez à l’édition suivante.
• Gardez la liste avec ses annotations : qui est venu, qui s’est excusé, qui doit être invité plus tôt la prochaine fois.

En résumé : la check-list du protocole

• Une liste nominative par catégorie : officiels, délégations étrangères, invités du secteur, presse.
• Des invitations nominatives, suivies de l’envoi à l’arrivée.
• Les lettres de visa des délégations étrangères, des mois avant.
• Un parcours essayé dans les allées, et un parcours de repli.
• Des exposants prévenus, des discours ordonnés avec le protocole.
• Une entrée VIP, un hôte par invité, des badges prêts.
• Des rendez-vous d’affaires programmés pour les délégations.
• Remerciements et bilan dans la semaine qui suit.

Dans Moultaka, chaque catégorie de visiteur a son type d’inscription et son badge, VIP et presse compris. Vous invitez des personnes nommément et suivez chacune, de l’invitation à l’inscription puis à l’arrivée, avec la personne qui l’a invitée. Chaque VIP a son hôte, alerté à son arrivée à l’entrée, avec son régime alimentaire et les avantages qu’il reçoit, et chaque porte vérifie le badge selon le profil et compte entrées et sorties, zone par zone. Voyez les inscriptions, les badges et l’accès et les exposants, puis demandez une démo.