جمع العملاء المحتملين في المعارض: من مسح الشارة إلى قائمة جاهزة لكل عارض

جمع العملاء المحتملين في المعارض هو ما يعود به العارض إلى مكتبه بعد الصالون: من التقى، وماذا يريد هذا الزائر، وما الخطوة التالية معه. حين تُدوَّن هذه المعلومات بخط اليد على ورقة أو على ظهر بطاقة عمل، فإنها تضيع أو لا تُقرأ أو تصل إلى فريق المبيعات بعد أسبوع. أما حين تُؤخذ بمسح شارة الزائر، فإنها تصل كاملة وموسومة وجاهزة للتصدير. والأمر يهمّ المنظّم بقدر ما يهمّ العارض: فالعارض الذي يغادر بقائمة من العملاء المحتملين المؤهلين يملك سببًا ملموسًا ليحجز جناحه في الدورة القادمة.

ما الذي يجب أن تحمله بطاقة العميل المحتمل

البطاقة المفيدة تجيب عن خمسة أسئلة لا أكثر:

• من هو؟ الاسم والشركة والوظيفة ووسيلة للتواصل. وإذا كانت الشارة مرتبطة بتسجيل الزائر، فلا حاجة إلى إعادة كتابة شيء من ذلك.
• ماذا يريد؟ منتج أو مشروع أو موعد. يكفي سطر واحد يكتبه من أجرى الحديث.
• ما درجة اهتمامه؟ سلّم بسيط، بارد ودافئ وساخن، يطبّقه فريق الجناح كله بالطريقة نفسها.
• هل يوافق على التواصل معه؟ الموافقة، مسجّلة لحظة المسح.
• ما الخطوة التالية؟ اتصال، أو عرض سعر، أو لقاء.

وكل ما يزيد على ذلك يؤخّر العارض في اللحظة التي ينتظره فيها زائر آخر أمام جناحه.

الورقة، أو بطاقة العمل، أو مسح الشارة

ما زالت الطرق الثلاث تتعايش في أغلب المعارض، ولكل منها حدودها.

الاستمارة الورقية تُملأ وقوفًا وعلى عجل بين زائرين. الخط يصعب قراءته، والأوراق تضيع في صناديق اليوم الأخير، وعلى أحدهم أن يعيد إدخال كل شيء بعد العودة، إن وجد الوقت.

بطاقة العمل تعطي هوية صاحبها ولا تقول شيئًا عن حاجته. وبعد ثلاثة أيام يجد العارض بين يديه رزمة بطاقات لا يذكر أيّها كانت للمشروع العاجل.

مسح الشارة يستغرق ثانيتين. يمسح موظف العارض رمز QR على شارة الزائر من هاتفه، ويضيف وسمًا وملاحظة، فينضم العميل المحتمل إلى قائمة الشركة مع التاريخ والساعة واسم من قام بالمسح. ويرى المنظّم، شركة بشركة، عدد من جمعتهم كل واحدة.

الموافقة قبل أول مسح

بيانات الزائر الممسوحة بيانات شخصية، ومن حقه أن يعرف ما سيُفعل بها. ففي الجزائر ينظّم القانون 18-07 معالجة المعطيات ذات الطابع الشخصي، ولكثير من دول الخليج ومصر اليوم قوانينها الخاصة لحماية البيانات.

أبسط قاعدة: نص موافقة قصير وموحّد لكل العارضين، يظهر لحظة المسح، وتُحفظ الإجابة مع كل عميل محتمل. اكتب هذا النص قبل الافتتاح، وضعه في دليل العارض، حتى لا يرتجل كل عارض نصه الخاص في أروقة المعرض.

ما يحضّره المنظّم قبل الافتتاح

جمع العملاء المحتملين يُقرَّر في مكتب المنظّم، لا في الجناح.

1. شارات يقرؤها الجميع. لكل زائر شارة تحمل رمز QR، تُطبع عند المدخل أو تصله عبر البريد. وهو التحضير نفسه الذي تتطلبه الشارات والدخول دون طوابير.
2. من يحق له المسح. موظفو كل عارض، مسجَّلون مسبقًا مع بقية ملفه. ومرحلة إدارة العارضين هي الوقت المناسب لجمعهم.
3. وسوم موحّدة. بارد ودافئ وساخن، ودرجة تأهيل. فإذا ابتكر كل عارض سلّمه الخاص، لم يعد ممكنًا مقارنة أي رقم بعد المعرض.
4. تعليمات في صفحة واحدة. كيف يُمسح، وماذا يُدوَّن، وأين تُوجد القائمة. تُرسل قبل الافتتاح بأسبوع، ويُذكَّر بها صباح اليوم الأول.

بعض المنظّمين يُدرجون جمع العملاء المحتملين في كل جناح، وبعضهم يخصّه ببعض الباقات أو بالرعاة. وفي الحالتين، أعلِن عنه لحظة بيع الجناح: إنها حجة يفهمها العارض فورًا.

في الجناح وخلال لقاءات الأعمال

يلتقي العارض عملاءه المحتملين بطريقتين: صدفةً، حين يتوقف زائر عند جناحه، وفي موعد محدد، خلال لقاءات الأعمال المحجوزة قبل المعرض. وينبغي أن تنتهي الطريقتان في قائمة واحدة.

في الجناح، تسجّل الشارة الممسوحة اللقاء والعميل المحتمل. أما في لقاءات الأعمال B2B، فاللقاء معروف مسبقًا: مع من، وفي أي ساعة، وفي أي قاعة، وهل تمّ فعلًا. وحين يعيش الاثنان في أداة واحدة، لا يجد العارض قائمتين يدمجهما في المساء، وترى أنت بنظرة واحدة القيمة التي خلقها معرضك له. ولتنظيم برنامج اللقاءات نفسه، اقرأ دليلنا عن لقاءات الأعمال في المعارض.

بعد المعرض: القائمة، ثم الدليل

في اليوم التالي للإغلاق، يصدّر كل عارض عملاءه المحتملين ويسلّمهم لفريق المبيعات. وكلما وصلت القائمة أبكر، تذكّر الزائر الحديث بشكل أفضل.

ومن جهتك، تصبح البيانات نفسها حجة:

• عند إعادة الحجز: «التقى فريقك بهذا العدد من الزوار المؤهلين، منهم كذا موسومين ساخنين» أقوى من انطباع عام عن الإقبال؛
• أمام الرعاة: العملاء المحتملون الذين جمعهم كل راعٍ جزء مما تثبته له، إلى جانب مزاياه الأخرى (انظر مزايا الرعاية في المعارض)؛
• للدورة القادمة: القاعات والساعات التي يكثر فيها المسح تدلّك على أماكن الأنشطة واللقاءات.

باختصار

• بطاقة العميل المحتمل المفيدة تجيب عن خمسة أسئلة: من، وماذا يريد، وما درجة اهتمامه، وهل وافق، وما الخطوة التالية.
• مسح الشارة يحلّ محل الورقة وبطاقة العمل، بشرط أن يكون المنظّم قد حضّر الشارات وصلاحيات المسح والوسوم الموحّدة.
• نص الموافقة يُكتب قبل الافتتاح، مرة واحدة، لكل العارضين.
• عملاء الجناح وعملاء لقاءات الأعمال مكانهم قائمة واحدة، يصدّرها العارض بعد المعرض.

في Moultaka، جمع العملاء المحتملين جزء من منتج اللقاءات والتواصل: يمسح موظفو العارض الشارات من التطبيق، فتصل جهات الاتصال موسومة ومقيّمة مع تسجيل الموافقة، ويصدّرها العارض بعد المعرض. ولرؤيته على معرضك، اطلب عرضًا توضيحيًا.