نظام تسجيل الزوار للمعارض: ثماني نقاط تتحقق منها قبل أن تختار

نظام تسجيل الزوار للمعارض هو الأداة التي تستقبل تسجيلات الزوار قبل المعرض، وتحتفظ بسجل واحد لكل شخص، وتُصدر شارته، ثم تتعرّف عليه عند المدخل. وعليه يتوقف أمران: جودة بيانات زوارك طوال السنة، وطول الطابور صباح الافتتاح. إليك ثماني نقاط تتحقق منها قبل أن تختار نظامًا لمعرضك، سواء أقيم في قصر المعارض بالجزائر العاصمة أو في الرياض أو في القاهرة.

1. نموذج التسجيل على موقعك أنت

يصل الزائر إلى معرضك عبر موقعه الرسمي وصفحاته على الشبكات الاجتماعية. فإن أُحيل إلى موقع آخر بشعار آخر ليُكمل تسجيله، تردّد بعضهم وتوقف. اطلب أن يكون النموذج مدمجًا في موقعك بألوانك، عبر مقتطف تنسخه وتلصقه دون مطوّر. ويُستحسن أن تُدمج قائمة العارضين والبرنامج بالطريقة نفسها.

2. سجل واحد لكل زائر

أكثر أخطاء التسجيل شيوعًا هو الشخص المسجّل ثلاث مرات: مرة من الموقع، ومرة من دعوة، ومرة عند المدخل. فتتضخم الأرقام ويصعب التواصل معه بعد المعرض. تحقق من أن النظام يتعرّف على التسجيل الثاني بالبريد الإلكتروني نفسه فور وصوله، وأن كل عدّاد لا يُظهر الشخص إلا مرة واحدة.

3. نوع تسجيل لكل فئة

لا يُعامل الزائر المهني كما يُعامل الصحفي أو الضيف من كبار الشخصيات. اطلب أن يكون لكل فئة نوع تسجيل مستقل بقواعده:

• سعره، أو مجانيته؛
• طريقة تأكيده، تلقائيًا أو بعد موافقتك؛
• شارته الخاصة.

وبذلك يعرف فريق الاستقبال من يدخل وإلى أين.

4. أسئلة قليلة ومفيدة

كل سؤال إضافي في النموذج يُفقدك جزءًا من الزوار. اسأل فقط عما ستستخدمه فعلًا: القطاع، والوظيفة، وسبب الزيارة مثلًا، فهي التي تساعد العارضين على معرفة من سيقابلون. ثم راقب نسبة الإكمال ونسبة التخلي عن كل نموذج، واحذف السؤال الذي يوقف الناس.

5. شارة تصل بالبريد وتُطبع في ثوانٍ

أفضل طريقة لتجنّب الطابور أن يكون الزائر قد حصل على شارته قبل أن يصل. تُرسل الشارة برمز QR بالبريد الإلكتروني بعد التسجيل، ثم يمسح الزائر رمزه أمام كشك خدمة ذاتية يطبع شارته في ثوانٍ. ويبقى فريق الاستقبال متفرغًا لمن يحتاج إلى مساعدة. نشرح ذلك بالتفصيل في مقالنا عن الشارات والدخول بلا طوابير.

6. دعوات تُتابَع حتى الباب

يدعو كثير من المنظمين زوارًا بأسمائهم: مشترين، ومسؤولين، وشركاء. فاطلب أن تُتابع كل دعوة من إرسالها إلى التسجيل ثم إلى الوصول، مع اسم من وجّهها. فتعرف قبل الافتتاح من لم يسجّل بعد، وبعده من حضر فعلًا.

7. كبار الشخصيات والوفود الأجنبية

ينتظر الضيف المهم أن يُستقبل، لا أن يقف في الطابور. تحقق من أن النظام يُسند مضيفًا لكل ضيف، وينبّهه عند وصوله إلى المدخل، ويحفظ ما يخصه من نظام غذائي ومزايا. وإن استقبلت وفودًا من الخارج، فاطلب متابعة طلبات التأشيرة ورسائل الدعوة للزوار الأجانب أيضًا.

8. أرقام مباشرة وبيانات تملكها

خلال أسابيع التسجيل، تحتاج إلى رؤية التسجيلات حسب النوع والمصدر واليوم، لتعرف أي حملة تعمل وأيها لا تعمل. وبعد المعرض، يجب أن تُصدَّر كل قائمة إلى جدول بيانات مع أجوبة كل نموذج. ويجب أن تستطيع استيراد قوائم العام الماضي عند التحضير للدورة التالية.

أسئلة تطرحها خلال العرض التجريبي

• أرني نموذج تسجيل بالعربية مدمجًا في موقع قائم.
• ماذا يحدث حين يسجّل الشخص نفسه مرتين؟
• كيف يحصل الزائر على شارته، وكم يستغرق ذلك عند المدخل؟
• كيف أتابع ضيفًا مدعوًا من الدعوة إلى الوصول؟
• كيف أصدّر كل التسجيلات بعد المعرض؟

وتجد أسئلة أعم في اختيار برنامج لإدارة المعرض: الأسئلة التي تطرحها قبل التوقيع.

كيف يعالج Moultaka تسجيل الزوار

في Moultaka، تُبنى نماذج التسجيل دون مطوّر وتُدمج في موقعك، ويكون لكل فئة نوع تسجيل بسعره وطريقة تأكيده وشارته. ويُتعرّف على التسجيل المكرر فور وصوله، وتُتابَع الدعوات وكبار الشخصيات حتى المدخل. ويبقى كل شيء قابلًا للتصدير. اطّلع على صفحة تسجيل الزوار، وعلى ما يجب أن يقدّمه برنامج إدارة الفعاليات في الجزائر. ولرؤية ذلك على معرضك، اطلب عرضًا تجريبيًا.