Organiser un forum de l'emploi ou un salon de recrutement : le guide, étape par étape
Comment organiser un salon de l'emploi : rétroplanning, recruteurs et offres, inscription des candidats, entretiens du jour J, puis la suite.
Par L’équipe Moultaka
Organiser un forum de l’emploi, c’est réunir au même endroit, pendant un ou deux jours, des entreprises qui recrutent et des candidats qui cherchent un poste, et faire en sorte que les deux repartent avec des entretiens. Comment organiser un salon de l’emploi qui tient cette promesse ? En le préparant comme un salon professionnel, avec deux publics à servir au lieu d’un : les recruteurs, qui sont vos exposants, et les candidats, qui sont vos visiteurs. Ce guide suit l’ordre de la préparation, du rétroplanning aux messages d’après, avec ce qui se décide à chaque étape.
Forum de l’emploi, salon de l’emploi, job dating : de quoi parle-t-on ?
Les mots changent selon l’organisateur, le format reste proche :
- Le forum emploi d’une université ou d’une grande école réunit des entreprises et des étudiants ou jeunes diplômés, souvent sur une journée, dans les locaux de l’établissement. Les stages et les premiers emplois y tiennent une grande place.
- Le salon de l’emploi est ouvert à tous les profils. En Algérie, beaucoup se tiennent à l’échelle d’une wilaya, avec les services de l’emploi et l’ANEM, d’autres sont portés par des organisateurs privés à Alger, Oran ou Constantine, parfois avec un volet formation et création d’entreprise.
- Le job dating est plus court et plus serré : des entretiens de quelques minutes, programmés à l’avance, entre un recruteur et un candidat présélectionné.
- L’espace emploi d’un salon professionnel est un coin recrutement à l’intérieur d’un salon sectoriel : les exposants y publient leurs offres, et les visiteurs du métier y postulent.
Dans les quatre cas, la question de l’organisateur est la même : combien d’entretiens utiles se sont tenus, et combien de recrutements en sortiront.
Comment organiser un salon de l’emploi : le rétroplanning
Un forum de l’emploi de taille moyenne se prépare en quatre mois. Voici le calendrier, à adapter à votre date :
| Quand | Ce qui se fait |
|---|---|
| J-120 | Date, lieu, public visé (étudiants, cadres, un secteur), budget, partenaires institutionnels |
| J-90 | Dossier de participation pour les recruteurs : offre de stand, tarifs, ce qui est inclus |
| J-75 | Prospection des entreprises, relances, contrats signés |
| J-60 | Ouverture du formulaire d’inscription des candidats, premières annonces |
| J-45 | Offres d’emploi saisies par chaque recruteur, plan des stands |
| J-30 | Programme des ateliers (CV, entretien, création d’entreprise), intervenants confirmés |
| J-15 | Badges envoyés, planning des entretiens si vous en programmez, brief des bénévoles |
| J-1 | Montage, test des bornes et des scans, signalétique |
| Jour J | Accueil, entretiens, ateliers, comptage des présents |
| J+1 à J+7 | Remerciements, questionnaire, bilan envoyé aux recruteurs |
Le détail de chaque jalon suit la même logique que notre rétroplanning d’un salon professionnel. Si votre forum se tient dans un parc des expositions ou comporte une partie commerciale, vérifiez aussi les démarches dans notre guide sur l’organisation d’un salon en Algérie.
Les recruteurs : trouver les exposants et préparer leurs offres
Un forum de l’emploi vaut ce que valent ses recruteurs. Les candidats viennent pour des postes, pas pour un lieu.
Qui inviter. Partez du public visé : un forum d’école d’ingénieurs attire l’industrie, l’énergie et le numérique ; un salon de wilaya, le BTP, la distribution, les services et les administrations qui recrutent. Les cabinets de recrutement et les agences d’intérim remplissent vite des stands, mais un salon fait seulement d’intermédiaires déçoit les candidats.
Ce que le recruteur attend avant de signer. Le nombre et le profil des candidats attendus, ce que comprend le stand, et ce qu’il recevra après le forum. Notre article sur la façon de trouver des exposants et de préparer leur contrat détaille le dossier de participation.
Les offres avant le jour J. Demandez à chaque recruteur de publier ses postes trois à six semaines avant : intitulé, type de contrat, lieu, profil recherché. Publiées sur le site du forum, elles font venir les bons candidats et leur permettent de préparer leur passage. Un recruteur qui arrive sans offre écrite reçoit des CV au hasard.
Son équipe. Les personnes qui tiendront le stand, avec leur badge, déclarées à l’avance : le jour J, on sait qui représente quelle entreprise.
Les candidats : l’inscription, le CV et le badge
Un formulaire court. Nom, email, téléphone, niveau d’études, domaine, type de poste recherché, et la possibilité de joindre un CV. Chaque question de plus fait perdre des inscrits ; les conseils de notre modèle de formulaire d’inscription s’appliquent tels quels.
Les données personnelles. Un CV contient beaucoup d’informations. Dites dans le formulaire qui le verra (les recruteurs présents, ou ceux auxquels le candidat postule), combien de temps vous le gardez, et à qui écrire pour le retirer. En Algérie, la loi 18-07 encadre ces traitements ; ne partagez jamais la base complète des candidats avec tous les exposants.
Le badge. Envoyé par email avec la confirmation, il sert trois fois : à l’entrée, pour compter qui est venu ; sur les stands, quand le recruteur le scanne pour garder le contact ; aux ateliers, pour savoir qui a suivi quoi.
Les annonces. Le forum se fait connaître par les établissements, les services de l’emploi, les réseaux sociaux et la presse locale. Une annonce qui cite les entreprises présentes et le nombre de postes ouverts attire plus qu’une affiche générale.
Le jour J : l’accueil, les stands et les entretiens
L’accueil. Les forums de l’emploi ont un pic d’arrivée très marqué : l’ouverture et la sortie des cours. Prévoyez des files séparées pour les candidats déjà inscrits, qui montrent leur QR code, et pour ceux qui s’inscrivent sur place. Notre guide sur les badges et l’accès sans file d’attente décrit le dispositif.
Le plan. Regroupez les stands par secteur et affichez à l’entrée la liste des entreprises avec leurs postes. Un candidat qui sait où aller passe plus de temps en entretien et moins dans les allées.
Les entretiens. Deux formules, souvent mélangées :
- les échanges libres au stand, où le recruteur reçoit les candidats qui se présentent ;
- les entretiens programmés, réservés à l’avance sur des créneaux de 10 à 20 minutes, dans un espace calme. Ils demandent des tables numérotées, un planning tenu et des rappels aux candidats, sinon les chaises restent vides.
Les ateliers. Relecture de CV, simulation d’entretien, création d’entreprise : ils occupent les candidats entre deux stands et donnent une raison de venir à ceux qui n’ont pas encore de cible.
Après le forum : ce que recruteurs et candidats attendent
C’est là que se décide la deuxième édition.
- Pour les recruteurs : la liste des candidats qui ont postulé à leurs offres ou dont ils ont scanné le badge, avec leur accord, et un bilan chiffré du forum (inscrits, présents, profils, ateliers). Un questionnaire de satisfaction court, envoyé dans les deux jours, vous dit qui reviendra.
- Pour les candidats : un merci, les offres encore ouvertes et les dates de la prochaine édition. Notre modèle de mail de remerciement a une version pour les présents et une pour les absents.
- Pour les partenaires : le bilan, avec ce que leur soutien a rendu possible.
Les erreurs les plus fréquentes
- Des recruteurs sans offres écrites. Les candidats font le tour des stands sans savoir à quel poste postuler.
- Des CV papier ramassés en pile. Ils se perdent dans un carton, et personne ne sait plus à quel poste chacun répondait.
- Une inscription des candidats ouverte trop tard. Les recruteurs n’ont aucun chiffre à J-30, et certains se désistent.
- Des entretiens programmés sans rappel. Les créneaux vides s’accumulent, et le recruteur s’en souvient.
- Aucun comptage des présents. Sans lui, pas de bilan crédible pour les recruteurs, ni pour les partenaires.
Avec Moultaka
Moultaka réunit ces étapes dans un même espace de travail. Dans l’espace exposants, chaque recruteur déclare son équipe et publie ses offres d’emploi ; les candidats postulent, et chaque exposant suit son propre pipeline. Sur le site de l’événement, l’annuaire des exposants montre pour chacun son stand, son équipe et ses offres, et les candidatures se font par un formulaire ouvert seulement dans ses dates, avec son lien et son QR code. Les candidats s’inscrivent une seule fois par email et reçoivent leur badge ; à l’entrée, la borne l’imprime en quelques secondes et chaque passage est compté. Sur les stands, le personnel des exposants scanne les badges et les contacts arrivent avec le consentement enregistré ; les rendez-vous entre visiteurs et exposants se réservent sur des créneaux, avec leurs salles et leurs rappels.
Vous préparez un forum de l’emploi ou un espace recrutement dans votre salon ? Demandez une démo : nous vous le montrons sur un salon de démonstration.
