نموذج برنامج ملتقى علمي أو مؤتمر: برنامج جاهز من الاستقبال إلى الاختتام

برنامج الملتقى أو المؤتمر العلمي يذكر لكل جلسة ساعة البداية والنهاية، ونوع الجلسة، وعنوانها، والمتدخلين مع مؤسساتهم، ورئيس الجلسة، والقاعة. تجد أدناه نموذج برنامج ملتقى وطني ليوم واحد، من استقبال المشاركين إلى الاختتام، ثم صيغته على يومين، ثم نموذجًا أقصر ليوم دراسي. النموذج هو الجزء السهل. أما ما يجعل البرنامج يسير في وقته فهو زمن المداخلة المحدد مسبقًا، والهوامش بين الجلسات، ونسخة واحدة محدثة يرجع إليها الجميع في مكان واحد.

ما الذي يجب أن يتضمنه برنامج الملتقى

في رأس البرنامج، مرة واحدة:

• عنوان الملتقى وإشكاليته، ثم محاوره إن وُجدت؛
• التاريخ والمدينة والمكان بدقة: الجامعة، المدرج، قصر المؤتمرات؛
• الجهة المنظمة، المخبر أو الجمعية، والشركاء؛
• تاريخ آخر تحديث للوثيقة، بخط صغير في أسفل الصفحة.

لكل جلسة:

• ساعة البداية وساعة النهاية، لا البداية وحدها؛
• نوع الجلسة: جلسة افتتاحية، محاضرة افتتاحية، جلسة علمية، مائدة مستديرة، ورشة، جلسة ملصقات؛
• عنوان الجلسة، ثم عنوان كل مداخلة؛
• المتدخلون بألقابهم ومؤسساتهم، مكتوبة كما يكتبونها هم؛
• رئيس الجلسة أو مسيّرها؛
• القاعة، متى كانت هناك أكثر من قاعة.

الاستراحات والغداء والصورة الجماعية وتسليم الشهادات جزء من البرنامج أيضًا. ما لم يُكتب في البرنامج لم يُحسب له حساب، وسيأكل من وقت الجلسة التالية.

نموذج برنامج ملتقى وطني ليوم واحد

هذا برنامج ملتقى وطني ليوم واحد، بجلسة علمية عامة في الصباح وورشتين متوازيتين بعد الظهر. ضع أسماءك ومحاورك مكان ما بين المعقوفين.

التوقيت	الجلسة	المتدخلون	القاعة
08:00 – 09:00	استقبال المشاركين وتسليم الشارات والمحافظ	فريق الاستقبال	البهو
09:00 – 09:30	الجلسة الافتتاحية: كلمات الافتتاح	رئيس اللجنة التنظيمية، [مدير الجامعة أو ممثل الوزارة الوصية]	المدرج
09:30 – 10:15	المحاضرة الافتتاحية: [العنوان]	[أ.د. الاسم، المؤسسة]	المدرج
10:15 – 10:45	استراحة قهوة وزيارة الملصقات	—	البهو
10:45 – 12:30	الجلسة العلمية الأولى، المحور الأول: [عنوان المحور]. خمس مداخلات من 15 دقيقة، ثم 20 دقيقة نقاش	رئيس الجلسة: [الاسم]	المدرج
12:30 – 14:00	غداء	—	المطعم
14:00 – 15:30	الورشة (أ)، المحور الثاني: أربع مداخلات ونقاش	رئيس الجلسة: [الاسم]	القاعة (أ)
14:00 – 15:30	الورشة (ب)، المحور الثالث: أربع مداخلات ونقاش	رئيس الجلسة: [الاسم]	القاعة (ب)
15:30 – 15:45	استراحة	—	البهو
15:45 – 16:45	مائدة مستديرة: [السؤال المطروح]	المسيّر: [الاسم]؛ ثلاثة أو أربعة متدخلين	المدرج
16:45 – 17:15	قراءة التوصيات والاختتام	المقرر العام، رئيس اللجنة العلمية	المدرج

تحت كل جلسة علمية تأتي القائمة المفصلة بالترتيب نفسه: موعد المداخلة، عنوانها، اسم من يلقيها أولًا، ثم المؤلفون المشاركون، ومؤسسة كل واحد منهم.

على يومين، احتفظ بالهيكل نفسه وغيّر ثلاثة أشياء:

• المحاضرة الافتتاحية تفتح اليوم الأول، ومحاضرة عامة ثانية تفتح اليوم الثاني؛
• جلسة الملصقات تأخذ فترة خاصة بها، ويُفضّل أن تكون في نهاية صبيحة اليوم الثاني، والمشاركون ما زالوا حاضرين؛
• التوصيات وتسليم شهادات المشاركة تختم اليوم الثاني، قبل الرابعة مساءً إن كان جزء من الحضور سيعود إلى ولايته في اليوم نفسه.

زمن المداخلة: القاعدة التي تحفظ البرنامج

نادرًا ما ينهار البرنامج دفعة واحدة. إنه يتأخر عشر دقائق بعد عشر دقائق. بعض القواعد تحفظه:

• اكتب زمن المداخلة في رسالة القبول. خمس عشرة دقيقة للعرض وخمس للأسئلة صيغة شائعة، وكتابتها قبل الملتقى تغنيك عن التفاوض عليها في القاعة.
• لا تضع أكثر من خمس أو ست مداخلات في الجلسة. بعدها تُلقى المداخلة الأخيرة أمام قاعة تنظر إلى ساعة الغداء.
• اترك هامشًا. ربع ساعة على الأقل في الصبيحة، في صورة نقاش أو استراحة أطول قليلًا، هي التي تمتص تأخر الافتتاح.
• سلّم الساعة لرئيس الجلسة. يعلن القاعدة في بداية الجلسة، وينبّه قبل دقيقتين من النهاية، ويوقف المداخلة إن لزم. نشرح هذا الدور في كيفية إدارة جلسة حوارية.
• رتّب المداخلات حسب الموضوع، لا حسب تاريخ وصول الملخصات، حتى يصبح النقاش في آخر الجلسة ممكنًا.

الجلسة الافتتاحية هي الأكثر تجاوزًا لوقتها، لأنها تنتظر الضيوف الرسميين. حدّد ترتيب الكلمات ومدة كل كلمة، وما تفعله القاعة إن تأخرت شخصية رسمية؛ ويساعدك في ذلك مقالنا عن بروتوكول استقبال الوفود الرسمية.

البرنامج المؤقت والبرنامج النهائي

للملتقى برنامجان على الأقل، والانتقال من الأول إلى الثاني هو مصدر الالتباس:

• البرنامج المؤقت يرافق ديباجة الملتقى ودعوة المشاركة: الإشكالية، المحاور، التواريخ المهمة، المحاضرون المدعوون إن أكدوا حضورهم، وسير الأيام دون عناوين المداخلات.
• البرنامج النهائي يصدر بعد انتقاء المداخلات وتأكيد أصحابها، ويُستحسن أن يكون قبل الافتتاح بأسبوعين أو ثلاثة، حتى يرتب المشاركون تنقلهم وإقامتهم.
• تغييرات اللحظة الأخيرة تحدث مع ذلك: متدخل يعتذر، قاعة تتغير، جلسة تُقدَّم. أرّخ كل نسخة، وقل في الرسالة المرافقة لها ما الذي تغيّر.

الفخ هو ملف PDF المرسل بالبريد: كل مشارك يحتفظ بالنسخة التي وصلته، فتمتلئ القاعة ببرامج مختلفة. اطبع الكتيّب في آخر لحظة ممكنة، وأعطِ عنوانًا واحدًا توجد فيه دائمًا آخر نسخة.

نموذج برنامج يوم دراسي

اليوم الدراسي يُعقد غالبًا في صبيحة ممتدة وفي قاعة واحدة. يصبح البرنامج أقصر، لكنه يحتفظ بالمعلومات نفسها.

التوقيت	الجلسة
08:30 – 09:00	الاستقبال وتسجيل الحضور
09:00 – 09:20	الافتتاح وتقديم اليوم الدراسي
09:20 – 10:00	المحاضرة الافتتاحية
10:00 – 11:00	الجلسة الأولى: ثلاث مداخلات ونقاش
11:00 – 11:15	استراحة قهوة
11:15 – 12:15	الجلسة الثانية: ثلاث مداخلات ونقاش
12:15 – 12:45	التوصيات والاختتام

إن كان اليوم الدراسي يمنح شهادات حضور، فتسجيل الحضور في الصباح وعند استئناف الأشغال مهم بقدر البرنامج نفسه؛ وتجد نموذجًا له في كشف الحضور في الملتقيات والمعارض.

أخطاء تُخرج البرنامج عن مساره

• اسم مكتوب خطأ أو مؤسسة منسية. هذا أول ما يتحقق منه المتدخل، وأصعب ما يُصلح بعد طباعة الكتيّب. اطلب من كل متدخل مراجعة سطره.
• ورشتان متوازيتان في موضوعين متقاربين. ينقسم الجمهور بشكل سيئ، وتبقى إحدى القاعتين نصف فارغة.
• غياب اسم القاعة. متى وُجدت قاعتان، يجب أن يذكر كل سطر أيهما، وأن تحمل اللافتات الأسماء نفسها الموجودة في البرنامج.
• استراحة قصيرة جدًا. عشر دقائق لمئتي شخص يمرون أمام الملصقات وآلة القهوة ليست استراحة، بل تأخير.
• المائدة المستديرة في آخر اليوم. غالبًا ما تكون أكثر لحظات اليوم حيوية؛ وفي آخر المساء لا يحضرها إلا المنظمون.

حين يُعقد الملتقى داخل صالون أو معرض مهني، يتقاطع برنامج المحاضرات مع برنامج الأجنحة: لا تضع الجلسة الأكثر انتظارًا في ساعة التدشين الرسمي، ونسّق الجلسات مع الأنشطة التفاعلية في المعارض التي توجّه الزوار نحو القاعات بعد الظهر.

نشر البرنامج على الإنترنت وإبقاؤه محدثًا

يبقى لملف PDF مكانه في الكتيّب المطبوع وملفات المهمات. لكن البرنامج الذي يرجع إليه المشاركون أثناء الملتقى يجب أن يكون على الإنترنت، في عنوان واحد، بنسخة اليوم.

في Moultaka، تجمع وحدة المؤتمرات والتفاعل الجلسات والقاعات والمتحدثين والصيغ في جدول واحد، يُنشر على الموقع وفي التطبيق فور الحفظ. المتدخل الذي يعتذر أو القاعة التي تتغير يُصحَّحان في مكان واحد. المسارات تجمع الجلسات، والمشاركون يسجلون في الجلسات مع قوائم انتظار، والحضور يُحتسب لكل جلسة. ويجد رؤساء الجلسات جلساتهم وتعليماتهم والأسئلة التي تنتظرهم. ولكل المراحل، من اللجنة العلمية إلى الشهادات، راجع دليلنا عن كيفية تنظيم ملتقى علمي أو وطني.

لترى برنامجك القادم منشورًا يومًا بيوم، اطلب عرضًا تجريبيًا.