Manuel de l'exposant d'un salon professionnel : quoi y mettre, et comment le faire lire
Montage, dates limites, prestations, enseignes, badges : ce que doit contenir le manuel de l'exposant, et comment chaque chapitre devient une action datée.
Par L’équipe Moultaka
Le manuel de l’exposant d’un salon professionnel, c’est le document que l’organisateur remet à chaque exposant après la signature : les horaires de montage et de démontage, les règles du stand, les prestations et la façon de les commander, les badges de l’équipe, le texte de l’enseigne, et les dates limites. Un bon manuel est court, daté, et chacun de ses chapitres se termine par une action à faire avant une date précise. Le PDF de soixante pages envoyé une fois puis oublié, lui, est la première cause des appels de la semaine de montage.
Ce que contient le manuel de l’exposant
Rangez-le dans l’ordre où l’exposant en a besoin, pas dans l’ordre où votre équipe l’a écrit :
- Les informations pratiques : le lieu, le hall ou le pavillon, les horaires d’ouverture au public et d’accès exposants, un contact par sujet.
- Le calendrier des échéances, sur une seule page, en tête : logo et descriptif pour le catalogue, texte de l’enseigne, liste du personnel, commandes de prestations, déclaration du standiste.
- Le stand : ce que comprend la formule achetée, et ce qui se commande à part.
- Le montage et le démontage : les créneaux, les règles du hall, ce que le standiste doit fournir avant d’entrer.
- Les prestations : mobilier, électricité, éclairage, écrans, avec leurs prix et la manière de les commander.
- L’enseigne : format, nombre de caractères, date limite.
- Les badges de l’équipe : qui y a droit, comment les déclarer.
- Les livraisons : quand la marchandise peut arriver, où, et qui la réceptionne.
- La sécurité : les règles du lieu d’accueil, telles qu’il les impose.
- Les exposants étrangers : les lettres d’invitation pour le visa, et quand les demander.
- Pendant le salon : qui appeler quand le courant saute sur le stand ou qu’une commande n’est pas livrée.
En Algérie, beaucoup de salons se tiennent au Palais des expositions des Pins Maritimes (SAFEX) ou dans les autres parcs du pays, et chaque lieu a son règlement de montage et de sécurité. Reprenez-le tel quel, en citant sa source, plutôt que de le réécrire : en cas de litige au montage, c’est lui qui fait foi.
Les dates limites, le cœur du manuel
Si l’exposant ne lit qu’une page, que ce soit celle des échéances. Écrivez chaque date en entier, « jeudi 14 janvier », jamais « trois semaines avant l’ouverture » : celui qui ouvre le manuel en retard ne fera pas le calcul.
Calez-les sur le rétroplanning du salon : l’enseigne avant le bon à tirer de l’imprimeur, le personnel avant l’impression des badges, l’électricité avant que le prestataire ne fixe le nombre de coffrets. Si votre rétroplanning n’est pas encore écrit, commencez par lui : organiser un salon professionnel en Algérie, le rétroplanning de J-180 au jour J.
Du PDF à l’espace exposant : chaque chapitre devient une action
Le problème n’est pas ce que dit le manuel. C’est ce qui se passe ensuite : l’exposant lit, puis répond par email. Le texte de l’enseigne arrive dans un message, la liste du personnel dans un autre, la commande d’électricité au téléphone. La solution, c’est que chaque chapitre mène à l’endroit où l’action se fait :
- Prestations : les exposants commandent depuis votre catalogue, dans leur espace, et chaque commande est suivie de la demande à la livraison sur le stand, avec son montant et son statut. Le catalogue se reprend de l’édition précédente en un clic, et les commandes s’exportent pour les prestataires.
- Enseigne : l’exposant saisit son nom commercial une fois, vous le validez, l’imprimeur reçoit une liste propre. Comme les dimensions de fronton et les limites de texte sont définies d’avance, rien n’arrive à l’imprimeur qui ne rentre pas.
- Personnel : les exposants déclarent leur équipe, ou l’importent depuis un tableur, et accès, photos et passages sont suivis par entreprise.
- Standistes : assurance, autorisation de montage et créneaux sont vérifiés pour chacun avant qu’il n’entre dans le hall.
- Visas : les demandes sont instruites étape par étape, les lettres d’invitation émises et les dates de passeport vérifiées.
Dans Moultaka, chaque exposant retrouve tout cela dans son propre espace, ouvert toute l’année, et une seule fiche réunit son stand, son contrat, son logo, son équipe, ses commandes et ses documents. La complétude de chaque dossier est mesurée : vous ne relancez que ce qui manque vraiment. Nous avons détaillé cette préparation dans gestion des exposants : du dossier d’inscription au stand monté.
Envoyer le manuel au moment où l’exposant en a besoin
Un manuel envoyé une seule fois, le jour de la signature, est oublié. Celui qui revient au bon moment est lu :
- le manuel exposant, les informations visiteurs et les plans d’accès sont publiés, et envoyés au moment du check-in si besoin ;
- les séquences envoient le bon message au bon moment, par email, WhatsApp et notifications, sans que personne n’appuie sur envoyer ;
- une FAQ par catégorie, sur la page publique et dans l’app, répond avant que l’exposant ne décroche son téléphone ;
- une seule bibliothèque partage logos, bannières, e-cards et charte graphique avec vos exposants et vos partenaires.
Les erreurs qui reviennent à chaque édition
- Le manuel de l’an dernier, avec les dates de l’an dernier. Une seule date fausse, et l’exposant doute de tout le reste. Relisez chaque date avant l’envoi.
- Une seule adresse pour tout. Donnez un contact par sujet : prestations, enseignes, badges, sécurité.
- Des règles sans raison. « Aucun montage après 22 h » se respecte mieux quand on sait que le hall passe alors au nettoyage et au gardiennage.
- Une seule langue. Un salon qui reçoit des exposants étrangers a besoin d’un manuel en français, en arabe et en anglais, chaque version relue dans sa langue plutôt que traduite à la machine.
- Personne ne sait qui l’a lu. Envoyé en pièce jointe, le manuel ne dit pas qui l’a ouvert. Quand ses chapitres mènent à l’espace exposant, vous savez qui a fait quoi.
Avant d’envoyer votre manuel de l’exposant
Cinq vérifications : le calendrier des échéances en première page, avec des dates complètes ; un contact par sujet ; le règlement du lieu repris tel quel ; un lien vers l’espace exposant dans chaque chapitre qui demande une action ; la date de dernière mise à jour en couverture.
Pour voir comment le manuel devient un espace que les exposants remplissent eux-mêmes, découvrez le module Exposants et opérations, ou demandez une démo.
