Plan de communication d'un salon professionnel : exemple de J-180 au lendemain
Plan de communication d'un salon professionnel : ce qu'il contient, un exemple de J-180 à J+7, les canaux en Algérie et les chiffres à suivre.
Par L’équipe Moultaka
Un plan de communication de salon professionnel tient sur une page : à qui vous parlez, ce que vous dites à chacun, par quel canal, à quelle date et qui s’en charge. Il s’écrit à l’envers, depuis le jour de l’ouverture, et il commence par les exposants, six mois avant, bien avant la première invitation aux visiteurs. Voici ce qu’il doit contenir, un exemple complet de J-180 au lendemain du salon, et les chiffres qui diront s’il a marché.
Ce que contient le plan de communication d’un salon professionnel
Sept lignes suffisent, à condition que chacune se vérifie :
- L’objectif en chiffres : exposants signés, visiteurs inscrits, visiteurs venus, articles publiés. « Faire connaître le salon » ne se mesure pas.
- Les publics : exposants, visiteurs professionnels, presse, sponsors et institutions.
- Le message de chacun, en une phrase.
- Les canaux retenus, et ceux que vous abandonnez.
- Le calendrier, calé sur le rétroplanning du salon.
- Un responsable par envoi : un nom, pas « la com ».
- Le coût, à reporter ligne par ligne dans le budget du salon professionnel.
Avant de remplir ces lignes, relisez le bilan de l’édition précédente : d’où venaient les inscrits, quels exposants ne sont pas revenus, quels articles ont vraiment paru. Un plan qui ignore l’an dernier refait les mêmes dépenses.
Quatre publics, quatre messages
| Public | Ce qu’il veut savoir | Le message |
|---|---|---|
| Exposants | Qui viendra, et est-ce que cela vaut le stand ? | « Les acheteurs de votre secteur seront là, et voici lesquels. » |
| Visiteurs professionnels | Qu’est-ce que j’y gagne, moi, en une journée ? | « Ces exposants, cette conférence, ces rendez-vous à réserver. » |
| Presse | Qu’y a-t-il de nouveau cette année ? | Un fait précis : un nouveau secteur, une délégation, un chiffre. |
| Sponsors et institutions | Quelle visibilité, et quelle preuve ensuite ? | « Voici ce que vous aurez, et ce que nous vous montrerons après. » |
L’ordre compte. Un visiteur vient pour des exposants, et un exposant signe parce qu’il attend des visiteurs. On sort de ce cercle avec les chiffres de la dernière édition ; pour une première édition, avec les premières signatures, annoncées une à une, avec l’accord de chaque exposant. Le chemin complet est dans notre guide pour trouver des exposants.
Exemple de plan de communication, de J-180 à J+7
Ces dates sont un point de départ. Un salon plus petit peut les resserrer ; il ne doit pas en changer l’ordre.
| Quand | Pour qui | Quoi | Par où |
|---|---|---|---|
| J-180 | Anciens exposants | Dates, lieu, chiffres de la dernière édition, plan ouvert | Mail, téléphone |
| J-150 | Nouveaux exposants | Présentation du salon, plan et tarifs | Mail, LinkedIn, salons voisins |
| J-120 | Sponsors | Dossier de sponsoring | Rendez-vous, mail |
| J-90 | Presse | Premier communiqué : dates, thème, premiers exposants | Fichier presse, salle de presse |
| J-60 | Visiteurs | Ouverture des inscriptions, première invitation | Mail, site, réseaux sociaux |
| J-45 | Exposants | E-card, bannière et lien pour inviter leurs propres clients | Mail, manuel de l’exposant |
| J-30 | Presse, visiteurs | Programme des conférences, deuxième communiqué, accréditation presse | Fichier presse, site, réseaux sociaux |
| J-21 | Non-inscrits | Deuxième vague, avec un autre angle | |
| J-7 | Inscrits | Rappel : ce qu’ils trouveront sur place | Mail, WhatsApp |
| J-3 | Presse | Invitation à l’inauguration, avec l’heure et la porte | Mail, téléphone |
| J-1 | Inscrits | Horaires, accès, parking, porte à utiliser | Mail, WhatsApp |
| Jour J | Tous | Actualités, photos, changements de programme | Application, réseaux sociaux, salle de presse |
| J+1 | Venus, absents | Un merci aux uns, un mot aux autres | |
| J+7 | Exposants, sponsors, presse | Chiffres de l’édition, dates de la suivante | Mail, communiqué |
Le rappel de J-7 et celui de J-1 pèsent plus qu’ils n’en ont l’air : ils font partie de ce qui joue sur le taux de no-show du salon.
Les canaux d’un salon professionnel en Algérie
Partez de ce qui a déjà amené du monde chez vous, et non d’une liste de tout ce qui existe.
- Le mail reste le canal des exposants et de vos anciens visiteurs : c’est votre liste, elle ne dépend d’aucun réseau.
- WhatsApp convient aux rappels courts, pour ceux qui ont accepté d’en recevoir. Il ne remplace pas l’invitation.
- LinkedIn touche les décideurs et les exposants ; Facebook touche souvent un public plus large. Regardez vos inscrits de l’an dernier pour savoir lequel mérite votre temps.
- La presse se travaille en français et en arabe, avec deux textes écrits pour chaque rédaction plutôt qu’un seul traduit à la hâte.
- Les relais du secteur : chambres de commerce, associations professionnelles, ministère de tutelle quand il y en a un. Ils parlent à des gens que vous n’atteindrez pas seul.
- Vos exposants : celui qui invite ses clients remplit votre salon et prépare sa réinscription.
- L’affichage n’a d’utilité mesurable qu’avec un QR code. Sans lui, vous ne saurez jamais ce qu’il a rapporté.
Le plan de communication événementiel se mesure avec un lien par canal
Un seul lien d’inscription partout, et tout se mélange. Donnez à chaque canal son lien suivi ou son QR code : le mail, LinkedIn, le site d’un partenaire, l’affiche du Palais des expositions. Quatre chiffres suffisent ensuite :
- Les inscrits par source : quel canal amène du monde, semaine après semaine.
- Invités, inscrits, venus : un canal qui inscrit beaucoup et amène peu ne vaut pas ce qu’il paraît.
- Les articles publiés, attendus et manquants : les retombées presse se comptent, elles ne se racontent pas.
- Le coût par visiteur venu, canal par canal : c’est le chiffre qui décide du budget de l’an prochain.
Si un chiffre manque en cours de route, changez le plan sans attendre le bilan : à J-30, on peut encore déplacer un budget d’un canal à l’autre.
Cinq erreurs à éviter
- Commencer un mois avant. Les exposants ont décidé bien plus tôt, et les décideurs ont rempli leur agenda.
- Envoyer le même message à tous. Le visiteur n’a pas besoin du plan des stands, l’exposant n’a pas besoin de l’adresse du parking.
- Parler du salon plutôt que du lecteur. « Le rendez-vous incontournable » ne dit rien à personne ; « quarante fabricants d’emballage au même endroit » parle à un acheteur.
- Envoyer un communiqué sans nouvelle. Mieux vaut deux communiqués qui disent quelque chose que six qui répètent les dates.
- S’arrêter à la fermeture. Les semaines qui suivent préparent déjà les réinscriptions de l’édition suivante.
Modèle de plan de communication à remplir
Salon : [nom], [dates], [lieu]
Objectifs : [n] exposants · [n] inscrits · [n] venus · [n] articles
Exposants : message [une phrase] · canaux [lesquels] · responsable [nom] · coût [montant]
Visiteurs : message [une phrase] · canaux [lesquels] · responsable [nom] · coût [montant]
Presse : nouveauté de l’année [un fait] · canaux [lesquels] · responsable [nom] · coût [montant]
Sponsors et institutions : ce qui leur est promis [liste] · responsable [nom]
Chaque lundi : inscrits par source · invités, inscrits, venus · articles parus · décision de la semaine
En résumé
Le plan de communication d’un salon professionnel dit à qui l’on parle, quoi, par où, quand et qui s’en charge. Il tient sur une page, commence par les exposants et ne s’arrête pas à la fermeture. Un lien par canal vous dit ensuite où mettre le budget.
Dans Moultaka, les campagnes et séquences partent de la même base que les inscriptions : segments recalculés avant chaque envoi, modèles email et WhatsApp, liens suivis et QR codes pour chaque canal, avec les clics par source et par pays. La salle de presse réunit communiqués programmés ou sous embargo, dossier de presse et retombées, et l’application mobile pour salons B2B prend le relais le jour de l’ouverture avec ses notifications. Pour voir ce plan sur votre propre salon, demandez une démo.
